Ein KI-Tool könnte in eurem nächsten Meeting leise mitschreiben, ohne dass jemand die Mühe gemacht hat, es anzukündigen. Bei uns im Betrieb ist genau das passiert – sechs Leute am Tisch, plötzlich ein fremdes Icon in der Teams-Leiste, und für einen Moment hat niemand mehr etwas gesagt. Eine Leserin aus Wuppertal hat mir vor einiger Zeit geschrieben, dass bei ihr im Sanitärunternehmen dieselbe Ausgangslage zu einem völlig anderen Ergebnis geführt hat. Genau zwischen diesen beiden Reaktionen liegt für mich die eigentliche Frage zur KI-Transparenz im Büroalltag – und damit ein gutes Stück von dem, was AI-Act-Umsetzung im HR-Management tatsächlich bedeutet, jenseits vom Verordnungstext.
Kurzer Hinweis, bevor es weitergeht: Ein paar Links auf dieser Seite, etwa zum KI-Führerschein, sind Affiliate-Links. Bucht jemand darüber, bekomme ich eine Provision, dein Preis ändert sich dadurch nicht. Ich nenne hier ausschließlich Angebote, die ich für unseren Betrieb mit den 78 Kolleginnen und Kollegen selbst geprüft habe.
Zwei Wege zur Transparenz im Meetingraum
Bei mir fing alles mit einem Icon an, das plötzlich in der Teilnehmerliste auftauchte, mitten in einer Besprechung zur Schichtplanung in der Fertigung. Die Fertigungsleiterin, Frau Krüger, hat sofort gefragt, wer da mitliest. Die Geschäftsführung wollte das Tool testen, um Protokolle automatisch zu erstellen, und hatte offenbar niemandem gesagt, dass der Bot mitläuft. Ich saß als frisch ernannte AI-Act-Beauftragte mittendrin und hatte in diesem Moment keine gute Antwort parat.
Auf dem Tisch stand eine Wasserflasche, kalt beschlagen, während ich versuchte, in ganzen Sätzen zu erklären, warum der Bot heute mitschreibt. Es klang unfertig, weil es unfertig war.
Warum unser Bot beim ersten Mal für Stille sorgte
Vorbereitet war ich eigentlich schon, nur nicht richtig. Wochen vorher hatte ich eine externe Kanzlei um eine Einschätzung zum Thema KI im Meeting gebeten. Das Angebot lag weit über dem, was ein Betrieb unserer Größe für so ein internes Vorhaben aufbringen kann, und am Ende bekam ich ein Papier, das mit Grundsatzfragen und allgemeinen Risikokategorien operierte – aber keine einzige Zeile dazu, was ich am nächsten Morgen im Meeting konkret sagen sollte.
Was im Gesetzestext klar dasteht, ist die Informationspflicht gegenüber Menschen, die mit einem KI-System interagieren – geregelt in Artikel 50 der Künstliche-Intelligenz-Verordnung, im Kern eine Kennzeichnungspflicht. Was das Gesetz nicht sagt, ist, wie man diesen Hinweis so formuliert, dass er nicht wie eine Drohung klingt.
Mein HR-Kollege Stefan, der bei einem anderen Maschinenbau-Zulieferer arbeitet, hat sofort gefragt, wer eigentlich haftet, wenn so ein Protokoll eine Aussage falsch zusammenfasst und daraus ein Konflikt entsteht. Das ist im Kern eine Anbieter-Betreiber-Frage, die ich hier nicht auflösen kann und will, aber die Frage selbst hat mir gezeigt, wie schnell aus einem Transparenz-Thema ein Haftungs-Thema wird.
Laura aus Wuppertal dokumentierte die Regeln, bevor der erste Bot mitlief
Eine Leserin, Laura Schmidt, HR-Leiterin bei einem Sanitärunternehmen in Wuppertal, hat mir irgendwann geschrieben, dass sie das komplette Gegenteil erlebt hat. Bevor bei ihr überhaupt ein KI-Tool in einem Meeting lief, gab es schon eine schriftliche Nutzungsrichtlinie und eine kurze Ankündigung an alle Mitarbeitenden.
Laura geht grundsätzlich methodischer vor als ich – sie dokumentiert jeden Schritt, bevor sie ihn umsetzt, nicht erst danach. Für sie war die Nutzungsrichtlinie kein Nebenprodukt, sondern der erste Schritt, und sie hat sich dabei auch an den allgemeinen Dokumentationspflichten aus dem AI Act orientiert, ohne das Thema breitzutreten.
Der Preis dafür war Zeit: Es hat bei ihr spürbar länger gedauert, bis das erste Meeting überhaupt mit KI-Unterstützung protokolliert wurde, weil die Richtlinie erst durch mehrere Abteilungen musste. Dafür gab es bei ihr nie diesen einen Moment, in dem ein ganzes Team gemeinsam verstummt, weil niemand vorbereitet war.
Transparenz, Mitbestimmung und die Rolle des Betriebsrats
Bei uns kam die Mitbestimmung erst mit Verzögerung ins Spiel, weil niemand sofort daran gedacht hatte, den Betriebsrat einzubinden, obwohl automatisierte Meeting-Protokolle schnell wie ein Instrument zur Leistungskontrolle wirken können, selbst wenn das nie die Absicht war. Bei Laura war das von Anfang an Teil des Plans.
Ein Punkt war bei beiden Betrieben gleich: Jedes Protokoll wird von einem Menschen gegengelesen, bevor es irgendwo abgelegt wird – praktisch nichts anderes als das, was der AI Act unter menschlicher Aufsicht meint. Wie man technische Risiken rund um KI im Büro eingrenzt, ohne selbst IT-Fachfrau zu sein, hatte ich an anderer Stelle schon einmal aufgeschrieben, als es um Sicherheitsrisiken durch KI im Büro ohne IT-Fachwissen ging, und vieles davon gilt auch für Meeting-Tools. Wo die Aufnahme am Ende technisch landet, ist ohnehin eine Frage der Daten-Governance im eigenen Haus, besonders wenn Audiodaten in eine Cloud wandern, für die die DSGVO unabhängig vom AI Act schon eine eigene Rechtsgrundlage verlangt.
Beide Ansätze mussten sich außerdem laufend anpassen, weil sich die eingesetzten Tools ständig ändern; wie wir intern versuchen, mit diesem Tempo mitzuhalten, habe ich in einem Beitrag über KI-Wissen im Unternehmen beschrieben. Der Ausdruck von Artikel 50 liegt bis heute auf der Fensterbank bei mir im Büro, in Gelb und Orange markiert, und das kurze, trockene Quietschen des Textmarkers auf dem Papier kenne ich inzwischen auswendig, ohne dass ich es lernen wollte.
Der bessere Ansatz: schnelle oder dokumentierte Lösung
Nach beiden Erfahrungen würde ich es so sagen: Wer schon unter Zeitdruck steht und ein KI-Tool sowieso morgen im ersten Meeting laufen lassen will, sollte wenigstens die aktive Ankündigung und ein sichtbares Signal im Call vorziehen, bevor irgendetwas dokumentiert ist – besser eine kurze mündliche Ansage als gar keine. Wer dagegen noch ein paar Wochen Vorlauf hat, sollte Lauras Weg gehen und zuerst die schriftliche Richtlinie fertigstellen, weil sich damit die Betriebsrats-Frage und die Frage der Leistungskontrolle gleich mitklären lassen, statt sie hinterherzuschieben.
Für beide Wege hilft eine gemeinsame Basis im Team, damit „Kennzeichnungspflicht" und „Hochrisiko-System" nicht wie Fremdwörter klingen, wenn es konkret wird; bei uns hat dafür unter anderem der KI-Führerschein die gröbsten Berührungsängste abgebaut, bevor überhaupt ein Bot zum ersten Mal mitlief.
Mittlerweile nutzen wir die freigegebenen Protokolle sogar, um zu sehen, welche Themen in Meetings wiederholt als unklar markiert werden, und das fließt in unsere Planung für KI-Schulungen ein. Als ich den ersten vollständigen Compliance-Bericht dazu bei der Geschäftsführung eingereicht habe, kam noch am selben Morgen um 7:32 Uhr eine Antwort zurück – zwei Wörter, mehr nicht, aber genau die, auf die ich gehofft hatte.
Trotzdem bleibt eine Grenze, die auch der Vergleich zwischen unserem und Lauras Vorgehen nicht auflöst: Was bei uns beiden operativ funktioniert hat, ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall. Wer wirklich sichergehen will, sollte das mit einer Fachanwältin für IT-Recht klären – ich beschreibe hier nur, was wir beide ausprobiert haben.