Frau Krüger stellt ihr Tablett neben das meine, noch bevor ich mich hingesetzt habe, und fragt, ob wir inzwischen eine klare Linie haben, was bei einem KI-gestützten Feedbackgespräch erlaubt ist und was nicht. Ich antworte ihr, ohne zu zögern und ohne in meinen Notizen nachzuschlagen. Das ist ein Unterschied zu früher, als mich diese Frage noch ins Schwitzen gebracht hätte. Als HR-Verantwortliche in einem Düsseldorfer Maschinenbau-Zulieferer mit 78 Mitarbeitenden ist die KI-Verordnung für mich im Mittelstand längst kein abstrakter Text mehr, sondern ein Werkzeugkasten, den ich vor jedem Mitarbeitergespräch mit KI-Beteiligung durchgehe. Was folgt, ist genau dieser Ablauf – keine Theorie, sondern die Reihenfolge, in der ich jedes Mal prüfe, ob ein Feedbackgespräch compliance-sicher vorbereitet ist.
Viele, die dieses Tagebuch lesen, stehen vor derselben Aufgabe, nur ohne Rückendeckung einer ganzen Abteilung. Uwe Hoffmann, Geschäftsführer eines 30-Personen-Betriebs in Mönchengladbach, schrieb mir vor Kurzem, dass bei ihm niemand anders diese Aufgabe übernimmt – er entscheidet, dokumentiert und schult selbst, weil es sonst schlicht niemand tut. Falls du in einer ähnlichen Position bist: Die folgende Reihenfolge ist genau für diesen Fall gedacht, ein Ablauf, den man auch ohne eigene Rechtsabteilung durchgehen kann, bevor die erste KI-gestützte Gesprächsvorlage überhaupt entsteht.
Hochrisiko-Klassifizierung bei KI-gestützten Feedbackgesprächen
Der erste Schritt ist die Einordnung, und genau hier hilft kein Bauchgefühl. Systeme, die Leistung, Verhalten oder Eignung von Mitarbeitenden bewerten, fallen nach der KI-Verordnung in aller Regel in die Hochrisiko-Kategorie – das gilt auch, wenn die KI nur Notizen aus einem Mitarbeitergespräch strukturiert, sofern das Ergebnis in Beförderungs- oder Gehaltsentscheidungen einfließt. Wie genau die Abgrenzung im Einzelfall verläuft, ist ein eigenes Thema für sich; Julia, eine befreundete IT-Rechtsanwältin, die ich in solchen Fragen gelegentlich unverbindlich frage, antwortet darauf fast immer gleich: das kommt drauf an. Für die Vorbereitung reicht an dieser Stelle eine Faustregel: Wenn das Ergebnis Konsequenzen für eine Person hat, gehe ich vom strengeren Fall aus, nicht vom bequemeren. Wer prüfen will, wie man solche hochriskanten KI-Systeme im Personalwesen sicher erkennt, findet dort die ausführliche Checkliste dazu; hier geht es nur um die Vorbereitung des einzelnen Gesprächs.
Bestandsaufnahme vor dem Mitarbeitergespräch mit KI
Vor dem ersten Prompt kommt die Inventur: Welche Tools nutzen Führungskräfte überhaupt schon, auch inoffiziell, um Gesprächsnotizen zu ordnen oder Formulierungen zu glätten? Ohne diese Übersicht lässt sich keine verbindliche Richtlinie schreiben, weil man sonst Regeln für ein Tool aufstellt, das längst nicht mehr das einzige im Umlauf ist. Fertige Vorlagen für so eine Richtlinie habe ich mir nicht einfach aus dem Internet geholt. Der Versuch, in HR-Gruppen auf LinkedIn nach einer brauchbaren Vorlage für kleinere Betriebe zu suchen, hat mich vor allem mit Werbeposts großer Beratungshäuser zurückgelassen, keine davon war auf einen Betrieb unserer Größe zugeschnitten. Also habe ich die Richtlinie entlang der Tools gebaut, die bei uns wirklich im Einsatz sind, nicht entlang eines generischen Musters.
Diese Anwendungen bleiben beim Feedbackgespräch außen vor
Manche Einsatzarten sind gar nicht erst verhandelbar. Emotionserkennung am Arbeitsplatz – eine KI, die aus Tonfall, Mimik oder Wortwahl auf die Gefühlslage einer Person schließt – zählt zu den Anwendungen, die für den Beschäftigungskontext grundsätzlich ausgeschlossen sind. Die zweite Grenze betrifft die laufende Leistungskontrolle: Ein Tool, das im Hintergrund mitschreibt, wie oft jemand widerspricht oder wie lange ein Gespräch dauert, und daraus ein Ranking baut, ist etwas fundamental anderes als ein Assistent, der nach dem Gespräch beim Formulieren hilft. Diese Grenze zwischen Vorbereitung und Dauerüberwachung ist die, die ich Führungskräften am häufigsten erklären muss.
Menschliche Aufsicht konkret einbauen
Wir sind in dieser Konstellation nicht die Anbieterin der KI, sondern die Betreiberin – wir setzen ein fremdes System für einen eigenen Zweck ein, und diese Rolle bringt eigene Pflichten mit, unabhängig davon, wer das Tool programmiert hat. Die wichtigste davon ist die menschliche Aufsicht: Kein KI-Vorschlag geht ungeprüft in ein Feedbackgespräch. Die Führungskraft liest jede generierte Formulierung, verändert, was nicht passt, und trägt am Ende die Verantwortung für das, was im Gespräch wirklich gesagt wird. Praktisch heißt das bei uns: kein Copy-Paste direkt aus dem Chatfenster in den Gesprächsbogen, und eine kurze, dokumentierte Freigabe durch die Führungskraft vor jedem Termin.
Verzerrte Formulierungen frühzeitig abfangen
KI-Formulierungen sind nicht neutral, nur weil sie glatt klingen. Wenn ein Tool systematisch härtere Formulierungen für bestimmte Rollen oder Abteilungen vorschlägt, weil die Trainingsdaten das so gelernt haben, wandert dieser Unterschied unbemerkt in echte Bewertungen. Genau das ist das Diskriminierungsrisiko, das Führungskräfte aktiv gegenlesen müssen, nicht nur auf Rechtschreibfehler. Ich bitte unsere Führungskräfte deshalb, bei jedem KI-Vorschlag kurz zu prüfen, ob dieselbe Formulierung bei einer anderen Person genauso fair wirken würde.
Betriebsrat, Datenschutz und Nachweispflicht
Ein Tool, das Mitarbeitende bewertet oder deren Verhalten erfasst, geht in Deutschland nicht am Betriebsrat vorbei – diese Mitbestimmung einzuholen, bevor das System läuft, erspart später den Rückbau. Parallel dazu sortiere ich, welche Daten überhaupt in die KI wandern: keine Klarnamen in offene, öffentlich gehostete Systeme, nur anonymisierte oder pseudonymisierte Notizen, und ein geschlossenes Instanzmodell statt eines öffentlichen Chatfensters. Wie wir unsere KI-Schreibassistenten im Büro nutzen, inklusive der Frage nach offenen und geschlossenen Systemen, habe ich an anderer Stelle ausführlicher beschrieben. Und weil ein Hochrisiko-System ohne Nachweis am Ende wertlos ist, führen wir mit, welche Fassung eine Führungskraft freigegeben hat und wann – nicht aus Bürokratie-Liebe, sondern weil genau diese Dokumentation im Ernstfall der einzige Beleg dafür ist, dass ein Mensch wirklich entschieden hat.
Transparenzpflichten und Rechte von Mitarbeitenden
Mitarbeitende erfahren vorab, dass eine KI an der Vorbereitung ihres Feedbackgesprächs beteiligt war – diese Kennzeichnung ist keine Kür, sondern Teil der Transparenzpflicht, und sie ändert nichts daran, wer das letzte Wort hat. Zusätzlich hat jede Person das Recht, nachzufragen, wie eine Einschätzung über sie zustande gekommen ist, und eine ehrliche Antwort darauf ist nicht der Hinweis auf den Algorithmus, sondern die konkrete Begründung der Führungskraft. Wir formulieren das inzwischen offen: Die KI hat geholfen, Notizen zu strukturieren, aber jeder Satz im Feedbackbogen wurde von der Führungskraft persönlich geprüft und verantwortet.
Schulung und Nachweis gehören zur Vorbereitung
Niemand darf ein KI-Tool für Feedbackgespräche nutzen, ohne vorher zu verstehen, was es tut und wo seine Grenzen liegen – diese Schulungspflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Ob dafür ein offizielles Zertifikat sinnvoll ist oder eine interne Einweisung reicht, ist eine Abwägung, die ich an anderer Stelle im Detail durchgespielt habe, etwa im Vergleich zwischen einem KI-Führerschein oder einem Workshop für die eigenen Führungskräfte. Für die Vorbereitung eines einzelnen Gesprächs reicht mir vorab eine kurze Frage: Kann die Führungskraft erklären, warum sie eine KI-Formulierung übernommen oder verworfen hat? Wenn nicht, ist die Schulung noch nicht abgeschlossen, auch wenn der Termin im Kalender schon steht.
Fehler einplanen, nicht verdrängen
Auch bei sauberer Vorbereitung passiert irgendwann ein Ausrutscher – eine Formulierung, die doch zu hart war, oder eine Freigabe, die zu schnell ging. Dafür braucht es vorher einen klaren Weg, wie so ein Vorfall gemeldet und korrigiert wird, statt ihn stillschweigend zu übergehen; genau diese Meldekette gehört für mich ebenso zur Vorbereitung wie die Formulierungshilfe selbst. Eine kleinere, aber oft übersehene Frage betrifft das Urheberrecht an KI-generierten Textvorschlägen. Ob und wann ein bearbeiteter Entwurf überhaupt als eigenständiges Werk der Führungskraft gilt, ist eine Frage, die ich grundsätzlich an die IT-Rechtsanwältin weiterleite, nicht selbst beantworte. Für mich bleibt die Vorbereitung eines KI-gestützten Feedbackgesprächs deshalb immer dieselbe Reihenfolge: Risiko einordnen, Werkzeuge erfassen, Grenzen kennen, Aufsicht sicherstellen, und erst danach den ersten Prompt schreiben.