Ein KI-Schreibassistent fühlt sich an wie eine bessere Rechtschreibprüfung. Er benimmt sich aber wie ein Postausgang, der nie schläft und sich an jedes Wort erinnert, das je hineingetippt wurde. Genau in dieser Verwechslung steckt der größte Irrtum, den ich im Haus beobachte, wenn es um Datenschutz und KI-Compliance geht: Kolleginnen und Kollegen behandeln den KI-Schreibassistenten wie ein Werkzeug, das nach Gebrauch nichts zurückbehält. Tut es aber.
Der Mythos von der harmlosen Autokorrektur
Der Satz, den ich am häufigsten höre, wenn ich mit Kollegen über Schreibassistenten spreche, lautet: Ich tippe ja keine Namen rein, also ist das doch unbedenklich. Das klingt vernünftig. Ist es aber nicht, denn ein Assistent verarbeitet nicht nur das, was im Textfeld steht, sondern oft auch den Kontext drumherum, angehängte Dateien, frühere Eingaben in derselben Sitzung, mitunter sogar Zugriff auf ganze Postfächer, wenn eine Integration entsprechend eingerichtet wurde.
Als ich verstehen wollte, wo genau die Grenze verläuft, habe ich mir den vollständigen Text der EU-KI-Verordnung als PDF heruntergeladen und mir vorgenommen, ihn komplett durchzuarbeiten. Nach etwa dreißig Seiten habe ich aufgegeben. Nicht weil der Text zu kompliziert war, sondern weil er auf die eigentliche Frage, was passiert konkret mit unseren Daten, wenn jemand einen Absatz umformulieren lässt, keine direkte Antwort liefert. Die Risikoklassen der Verordnung sind ein eigenes Kapitel, das an anderer Stelle genauer gehört; mich interessiert hier, was am Schreibtisch wirklich passiert.
Datenschutz beim KI-Schreibassistenten: Wo die Daten wirklich hinwandern
Der Unterschied zwischen kostenlos und Enterprise ist an dieser Stelle keine Nebensache. Kostenlose Versionen vieler Schreibassistenten nutzen Eingaben standardmäßig zum Weitertrainieren der Modelle, während Business-Lizenzen das vertraglich meistens ausschließen, das ist im Kern die eigentliche Datenschutz-Frage bei diesen Werkzeugen, nicht ob jemand einen Namen ausgeschrieben hat oder nicht. Neben mir stand die graue Thermoskanne, deren Kaffee ich seit der Mittagspause nicht mehr angerührt hatte, während ich mir die Einstellungen unserer freigegebenen Tools noch einmal in Ruhe angeschaut habe.
Ein Bekannter von mir, der samstags mit seiner Hobbyband am Schlagzeug sitzt, hat mich neulich an einem Marktstand auf dem Carlsplatz gefragt, warum ich bei der Arbeit so vorsichtig mit diesen Tools sei, privat nutzt er einen kostenlosen Chatbot für so ziemlich alles und sieht darin kein Problem. Ich habe ihm erklärt, dass es bei uns nicht um einzelne Sätze geht, sondern um Informationssicherheit in einem größeren Maßstab: Sobald ein Konstruktionsdetail einmal in einem Modell gelandet ist, bekommt niemand es zurück. Wer im Büro über Datenschutz nachdenkt, kommt an einer klaren Daten-Governance nicht vorbei, also an der Regel, wer welche Information wohin geben darf – dieses Thema allein würde aber einen eigenen Beitrag füllen.
Warum kam die Werkzeugliste diesmal wirklich an?
Tobias aus der IT kam vorbei und legte mir eine Liste auf den Tisch, vollständig, mit jedem Tool, das irgendjemand im Haus für Text, Übersetzung oder Zusammenfassungen benutzt. Ich habe eine Sekunde auf den Bildschirm gestarrt, bevor ich begriffen habe, was gerade passiert war: Zum ersten Mal hatten wir eine echte Übersicht statt eines vagen Bauchgefühls. Das lag daran, dass wir vorher gemeinsam festgelegt hatten, dass diese Inventur nicht allein bei der IT hängen bleibt, sondern jede Abteilung kurz meldet, was sie wirklich einsetzt. Eine solche Schatten-KI-Inventur ist die Voraussetzung für alles, was danach kommt, einschließlich der Dokumentationspflichten, die kaum jemand ernst nehmen kann, wenn er nicht einmal weiß, welche Werkzeuge überhaupt im Umlauf sind.
So schützt du Unternehmensdaten beim Schreiben mit KI
Die Regel, die bei uns inzwischen greift, ist einfacher als jede Paragrafenliste: Bevor ein Text im Schreibassistenten landet, frage ich mich, ob ich denselben Absatz auch laut im Großraumbüro vorlesen würde. Wenn nein, bleibt er draußen, Konstruktionsdetails, Kundennummern, interne Preisgespräche, alles, was nicht für fremde Ohren bestimmt ist. Diese Faustregel lässt sich an jede Kollegin und jeden Kollegen weitergeben, ohne dass vorher jemand einen Gesetzestext lesen muss. Sobald ein mit KI erstellter Text nach außen geht, an Kunden oder Bewerber zum Beispiel, kommt schnell die Frage nach der Kennzeichnungspflicht ins Spiel, und auch wem die Rechte an einem von der Maschine formulierten Text eigentlich zustehen, ist längst nicht so klar, wie viele annehmen, auch das sind eigene Themen, die anderswo ausführlicher behandelt gehören.
Was bei uns wirklich Wirkung gezeigt hat, war eine kurze, verständliche Nutzungsrichtlinie statt eines dicken Regelwerks, lieber drei klare Sätze, die jeder liest, als zwanzig Seiten, die niemand öffnet. Wie wir das dazugehörige Schulungsbudget aufgestellt haben, ohne dass die Geschäftsführung gleich abgewunken hat, steht in einem anderen Eintrag: Plan für das Budget für KI-Schulungen im Mittelstand. Weil mittlerweile einzelne Kolleginnen von sich aus fragen, ob sie ihr Wissen sichtbar machen können, prüfen wir gerade, ob ein KI-Zertifikat für Mitarbeiter dafür der passende Rahmen wäre. Der größte Unterschied zu vorher: Niemand muss mehr heimlich googeln, ob er gerade etwas falsch gemacht hat, die Antwort passt in einen Satz, den mittlerweile jeder im Kopf hat, und das allein hat mehr bewirkt als jede Liste mit Verboten.