Der Bildschirm an unserem Messestand in der Stockumer Kirchstraße zeigt einen Foliensatz, den ich noch nie vorher gesehen habe. Ich stehe auf der Messe Düsseldorf, der Kollege aus dem Vertrieb klickt schon weiter, und mir wird in diesem Moment klar, warum ich mich seit meiner Rolle als Ansprechpartnerin für die KI-Verordnung ständig frage, wer in diesem Haus eigentlich alles mit KI-Tools arbeitet, ohne vorher zu fragen.
Hinweis vorweg, weil Transparenz nicht nur für KI-Tools gilt, sondern auch für mich: Auf dieser Seite verlinke ich gelegentlich Schulungen oder Tools, die ich oder Kolleginnen im Betrieb wirklich ausprobiert haben. Kaufst du darüber etwas, bekomme ich eine Provision, am Preis für dich ändert das nichts. Ich empfehle hier nur, wovon ich selbst überzeugt bin.
Die Freigabe neuer Tools regeln
Seit ich in unserem 78-Mann-Betrieb in Düsseldorf als Ansprechpartnerin für die KI-Verordnung gelte, kommt diese Frage fast wöchentlich auf meinen Tisch. Von der HR-Seite aus betrachtet ist das längst keine reine IT-Frage mehr: Jedes Tool, das Text oder Bilder für eine Präsentation erzeugt, landet irgendwann bei mir, offiziell oder heimlich eingeschleust.
Am Anfang habe ich die Rolle verwechselt. Wir sind als mittelständischer Maschinenbau-Zulieferer in aller Regel Betreiberin eines Systems, nicht Anbieterin, ein Unterschied, der entscheidet, welche Pflichten überhaupt bei uns landen und welche beim Softwarehersteller bleiben. Das hatte ich in den ersten Wochen nicht sauber getrennt und mir dadurch Aufgaben aufgehalst, die gar nicht meine waren.
Nachdem der Europäische AI Act in Kraft getreten ist, habe ich genau einen Versuch hinter mir, das Thema von oben durchzudrücken. Ich bin mit dem kompletten Verordnungstext zur Geschäftsführung gegangen, in der festen Annahme, dass Fakten allein überzeugen. Keine zehn Minuten später war der Termin vorbei, zu trocken, zu viel Juristendeutsch, niemand wollte das lesen. Seitdem bringe ich konkrete Beispiele mit, keine Paragraphen.
Präsentations-KI und die Hochrisiko-Einstufung
Die genaue Einteilung in Risikoklassen und beim Datenschutz ist ein eigenes Kapitel, das ich hier bewusst nicht aufrolle, weil es den Rahmen sprengen würde. Für den Büroalltag reicht meistens eine einfache Faustregel: Entscheidet das Tool über einen Menschen, etwa bei Bewerbungen oder Leistungsbewertungen, oder macht es nur eine Folie hübscher? Ein Layout-Generator für PowerPoint fällt in aller Regel in die zweite Kategorie.
Wie wir das im Alltag konkret handhaben, ohne dass jemand von uns Jura studiert hat, habe ich an anderer Stelle ausführlicher beschrieben: Wie wir Datenschutz bei KI im Büro ohne juristisches Fachwissen sicherstellen. Für die Freigabefrage reicht hier der Hinweis, dass ein Layout-Tool anders zu behandeln ist als ein Tool, das Personalentscheidungen vorbereitet.
Kennzeichnungspflicht bei KI-generierten Folien
Bei dieser Frage hängt viel davon ab, wofür das Tool genutzt wurde. Wer KI nur für die Optik einsetzt, also Bilder oder Layout, muss nach unserer internen Regel nichts dazuschreiben. Wer KI dagegen für Inhalte, Zahlen oder Analysen nutzt, ergänzt eine kurze Fußnote auf der Folie. Diese Regel ist bewusst einfach gehalten, weil eine komplizierte Lösung im Tagesgeschäft ohnehin ignoriert würde.
Diese Unterscheidung haben wir eins zu eins auf andere Tools übertragen, etwa auf unsere Regeln für Schreibassistenten, weil das Grundproblem identisch ist. Es geht nicht nur um das, was im Gesetz steht, sondern darum, dass Kolleginnen und Kunden wissen, woher eine Aussage kommt.
Schulung als Voraussetzung
Kurz bevor wir die ersten Freigaben verteilt haben, hatte ich dazu ein Telefonat mit Oliver Franke, einem KI-Compliance-Coach, mit dem ich mich seitdem ab und zu austausche. Er ist in solchen Fragen deutlich optimistischer als ich, was die Umsetzungsbereitschaft kleinerer Betriebe angeht, er geht davon aus, dass die meisten Teams von allein vorsichtig werden, sobald sie einmal verstanden haben, worum es geht. Ich bin da zurückhaltender: Ohne eine Mindestschulung lasse ich niemanden an ein Tool, das selbstständig Inhalte erzeugt.
Diese Schulungspflicht ist kein Nice-to-have, sondern in der KI-Verordnung selbst verankert, und ein Nachweis darüber gehört inzwischen zur Grundausstattung, bevor jemand ein neues Tool bekommt. Ob dafür ein offizielles Zertifikat nötig ist oder eine interne Einweisung reicht, hängt vom Tool und vom Risiko ab, das es mitbringt. Für den Einstieg hat uns der KI-Führerschein geholfen, weil er Grundbegriffe vermittelt, ohne gleich ins Fachchinesisch abzurutschen.
Eigentumsrechte bei KI-generierten Bildern
Urheberrechtlich ist das ein Thema, bei dem ich bewusst vorsichtig bleibe, weil KI-erzeugte Werke längst nicht überall gleich beurteilt werden. Für uns heißt das in der Praxis: Bei wichtigen Außenauftritten, etwa am Messestand, verlassen wir uns nicht allein auf ein KI-Bild, sondern lassen zusätzlich etwas Eigenes gegenprüfen oder einfließen. Das kostet ein paar Minuten mehr, erspart aber Diskussionen, die eine einzige Nachfrage beim Anbieter nicht klären könnte.
Datenschutz im Büro: wohin Konstruktionsdaten nicht dürfen
Vor einiger Zeit wollte ein Kollege aus der Konstruktion eine Präsentation für einen Kunden besonders modern wirken lassen und eine technische Zeichnung eines neuen Bauteils in ein öffentliches KI-Tool hochladen, um daraus eine schicke 3D-Animation zu machen. Er hat mich vorher gefragt, zum Glück, denn Konstruktionszeichnungen sind bei uns das Tafelsilber. Einmal in ein öffentliches Modell geladen, gehören solche Daten faktisch dem Anbieter des Modells, nicht mehr nur uns.
In Branchen wie unserer, genau wie bei Banken oder Kliniken, dürfen interne Daten das eigene Netzwerk gar nicht erst verlassen, egal wie schick das Ergebnis aussehen würde. Wir haben uns damals darauf geeinigt, dass er nur bereits veröffentlichte Marketingbilder verwendet, nichts Internes. Die Leute sind dabei selten böswillig, sie unterschätzen nur, wie schnell ein Upload-Button zur Betriebsgeheimnis-Frage wird.
Ein Mensch schaut am Ende immer drüber
Menschliche Aufsicht klingt nach großem Wort, bedeutet bei uns aber etwas sehr Konkretes: Jede Folie, die mit KI-Unterstützung entstanden ist, bekommt vor dem Versand an einen Kunden noch einen zweiten Blick von jemandem, der den Inhalt fachlich beurteilen kann. Das ist kein Misstrauen gegenüber dem Tool, sondern schlicht die letzte Kontrollinstanz, bevor etwas unser Haus verlässt.
Genauso klar ist für uns inzwischen, dass es Anwendungen gibt, die wir im Mittelstand erst gar nicht zulassen, etwa Tools, die automatisch Bewertungen von Personen vornehmen, ohne dass jemand das Ergebnis nachvollziehen kann. Für Präsentationsfolien ist das selten ein Problem, aber die Grenze zwischen harmlosem Layout-Tool und sensiblem Entscheidungssystem verschwimmt schneller, als man denkt.
Dokumentation und Betriebsrat: wer muss was wissen
Dokumentiert wird bei uns inzwischen jede Freigabe in einer einfachen Tabelle, die ich meistens erst dann pflege, wenn das Großraumbüro um diese Zeit schon fast leer ist und nur noch das leise Tippen der eigenen Tastatur zu hören ist. Das klingt nach Bürokratie, zeigt im Zweifel aber genau, dass wir uns Gedanken gemacht haben, statt blind draufloszuprobieren.
Ein Leser hat mir dazu vor einiger Zeit geschrieben, Christian Weber, Betriebsratsvorsitzender in einem Lebensmittelverarbeitungsbetrieb im Ruhrgebiet. Er hat mich freundlich, aber bestimmt darauf hingewiesen, dass ich den Betriebsrat in einem früheren Beitrag zu knapp behandelt hatte, und zitierte dabei, wie es seine Art ist, direkt das Mitbestimmungsrecht. Er hat recht damit: Sobald ein Tool systematisch Daten über Mitarbeitende verarbeitet oder deren Arbeit bewertet, gehört der Betriebsrat an den Tisch, bevor und nicht erst nachdem die Entscheidung gefallen ist.
Mein Fazit: Antworten schlagen Verbote
Für mich besonders deutlich wurde das, als wir unseren ersten vollständigen Compliance-Bericht an die Geschäftsführung geschickt haben. Es war kurz nach halb acht morgens, und die Rückmeldung kam fast augenblicklich zurück, kein langes Hin und Her, nur ein knappes, zustimmendes Signal. Für einen Moment war ich richtig stolz darauf, dass aus einem chaotischen Anfang ein Prozess geworden war, dem die Geschäftsführung vertraut.
Ein Nebeneffekt, den ich nicht erwartet hatte: Dieses Thema wirkt inzwischen sogar nach außen. Bewerbende fragen von sich aus, wie wir mit KI im Haus umgehen, und ein klares Konzept beantwortet das in zwei Sätzen statt in einem langen Zögern. Mehr dazu, falls es dich interessiert, habe ich hier aufgeschrieben: Wie ein KI-Zertifikat für Mitarbeiter unser Image als Arbeitgeber stärkt.
Wenn du selbst gerade vor der Aufgabe stehst, KI-Tools für Präsentationen oder andere Büroaufgaben einzuführen, würde ich dir raten, klein anzufangen und erst eine gemeinsame Sprache im Team zu finden. Der KI-Führerschein war für uns dafür ein brauchbarer Startpunkt, weil er genau dieses Grundverständnis vermittelt, ohne jeden einzelnen Paragraphen durchzukauen. Die aktuelle Gebühr dafür findest du direkt auf der Seite des Anbieters, die ändert sich schließlich auch mal.