Ein Datenschutzordner mit Stempel und Unterschrift kennt im Haus jeder. Ein Chatbot, der nebenbei Namen und Gehaltsdaten verarbeitet, kennt meistens nur die Person, die ihn heimlich installiert hat. An genau dieser Lücke hänge ich seit Monaten als HR-Managerin, die neben Recruiting und Lohnabrechnung plötzlich auch für KI-Compliance und Datenschutz im Mittelstand geradestehen soll, während im Hintergrund längst die neue KI-Verordnung läuft, ohne dass mir jemand dafür ein Jurastudium nachgereicht hätte. Offiziell heißt mein Titel 'AI-Act-Beauftragte', inoffiziell bin ich die Person, die bei jedem neuen Tool fragt, wo die Daten eigentlich landen.
Bevor es weitergeht, kurz der Hinweis: Auf dieser Seite verlinke ich gelegentlich eine Schulung, die ich selbst für Teile unseres Teams gebucht habe. Wenn du darüber buchst, bekomme ich eine Provision, für dich ändert sich am Preis nichts. Ich schreibe nur über Angebote, die bei uns tatsächlich im Einsatz waren oder sind.
Die KI-Verordnung selbst verlangt von Unternehmen wie unserem vor allem eins: nachweisen können, warum ein Tool genutzt werden darf und wessen Daten dabei durchlaufen. Dass dahinter ein ganzes Geflecht aus Datenschutz-, Arbeits- und Haftungsfragen steckt, habe ich erst gemerkt, als die ersten Kolleginnen und Kollegen anfingen, mich mit Fragen zu bombardieren, auf die ich keine Antwort hatte.
KW 3: Fünfzehn Kollegen, eine Schulung und drei Fragen zu viel
Diese erste große Schulung hatte ich angesetzt, bevor ich überhaupt eine vollständige Liste hatte, welche KI-Tools bei uns im Haus tatsächlich im Einsatz sind. Fünfzehn Leute saßen im Besprechungsraum, und die Fragen hörten nicht mehr auf — eine kam schon, bevor ich die vorherige zu Ende beantwortet hatte. Nach der dritten Frage, 'welches Tool meinen Sie jetzt eigentlich genau, das von der Buchhaltung oder das, was der Vertrieb heimlich nutzt', musste ich abbrechen, weil ich selbst nicht mehr wusste, worüber wir gerade sprachen. Die eigentliche Inventur aller eingesetzten Tools hatte ich zu dem Zeitpunkt schlicht noch nicht gemacht, und das rächte sich live vor fünfzehn Leuten.
Falsch eingeschätzt hatte ich vor allem, dass man Kolleginnen und Kollegen schulen kann, bevor man selbst weiß, worüber man redet. Danach habe ich die nächste Sitzung abgesagt und bin für zwei Wochen zurück an den Schreibtisch, um nachzuholen, was ich hätte zuerst tun sollen. Dass es inzwischen so etwas wie eine KI-Schulungspflicht für Unternehmen wie unseres gibt, hatte ich bis dahin eher als Pflichtprogramm abgehakt, nicht als Chance, genau solche Fragen vorab zu klären.
KW 5: Warum Julia nicht jede Frage beantwortet
Mittlerweile frage ich nicht mehr wahllos ins Unternehmen hinein, sondern zuerst eine befreundete IT-Rechtsanwältin, Julia Neumann, die ich noch aus dem BWL-Studium kenne und die sich danach auf IT-Recht spezialisiert hat. Sie gibt mir gelegentlich einen ersten Rahmen, immer mit dem Zusatz, dass das keine Rechtsberatung ist. Als ich ihr nach der gescheiterten Schulung eine hastige Nachricht schickte, ungefähr 'ist das jetzt eigentlich erlaubt oder nicht', hat sie schlicht nicht geantwortet. Erst als ich die Frage neu aufgeschrieben hatte, mit konkretem Tool, konkretem Datentyp und konkretem Verwendungszweck, kam innerhalb eines Tages eine Antwort zurück.
Getroffen haben wir uns dafür einmal in der Stadtbücherei Düsseldorf am Bertha-von-Suttner-Platz, weil sie dort nach Feierabend noch gut hinkommt und ich die Verordnungstexte endlich nicht im Büro lesen wollte. Der scharfe, leicht säuerliche Geruch von frisch bedrucktem Papier hing mir noch Stunden später in der Nase, als ich zu Hause den Stapel wieder vom Küchentisch räumte. Dort ist mir auch klargeworden, warum ich erst richtig anfing, KI-Schreibassistenten im Büro zu nutzen, nachdem ich in den Einstellungen geprüft hatte, ob unsere Eingaben zum Training der Modelle verwendet werden.
Julia kann aber nicht die Hotline für achtundsiebzig Kolleginnen und Kollegen sein, und das würde ich ihr auch nicht zumuten. Für die Grundlagen im Team habe ich darum einige Leute zum KI-Führerschein geschickt, einfach damit nicht nur ich diejenige bin, die ständig Tools verbietet. Frau Krüger aus der Fertigung fragt inzwischen von sich aus nach, bevor sie ein neues Tool überhaupt herunterlädt, und das allein nimmt mir schon die Hälfte der Arbeit ab.
KW 7: Datenschutz-Alltag beginnt sich zu verschieben
Ab der siebten Woche kamen weniger Panik-Nachrichten, dafür öfter eine kurze Frage, bevor überhaupt ein neues Tool installiert wurde, nicht danach. Eine Kollegin aus dem Vertrieb schrieb mir eine Zeile, ob ein Tool für Angebotstexte okay sei, mit Link und kurzer Beschreibung, keine große Sache, aber genau in der Reihenfolge, die ich mir die ganze Zeit gewünscht hatte.
Wie man Tools sauber in Risikoklassen einsortiert, ist nochmal ein eigenes Thema für sich, das an anderer Stelle in diesem Tagebuch ausführlicher drankommt. Für den Alltag reicht mir eine viel kleinere Frage: Braucht dieses Tool den echten Namen der Person, oder reicht auch eine anonymisierte Version? Diese eine Frage, konsequent vor jeder Freigabe gestellt, hat mehr gebracht als jeder bunte Ordner, den ich vorher angelegt hatte.
Was am Ende hängen bleibt, wenn man ohne Jura-Hintergrund anfängt
Links auf meinem Tisch läuft noch immer der Firmenrechner, rechts der Laptop fürs Tagesgeschäft, und die beiden Bildschirme sind inzwischen so sehr Verordnungstext-Lesegerät wie Arbeitsplatz. Auf dem Fensterbrett stapelt sich der Ausdruck der KI-Verordnung, in Gelb und Orange zerlegt, weil eine Farbe irgendwann nicht mehr reichte, um wichtig von sehr wichtig zu trennen. Zum Flur hin gibt es noch immer keinen Sichtschutz, nur die blanke Scheibe, durch die alle sehen, die vorbeigehen, wie ich über den Zeilen hänge, und neben der Tür hängt inzwischen ein handgeschriebener Zeitplan mit unseren KI-Meilensteinen, mehr Klebezettel-Chaos als Corporate Design.
Ein Leser hat vor einiger Zeit unter einem meiner Einträge kommentiert, das klinge bei ihm genauso, nur habe er in seinem Dreißig-Personen-Betrieb nicht einmal eine eigene HR-Stelle. Uwe Hoffmann, Geschäftsführer in Mönchengladbach, fragt seitdem regelmäßig nach, allerdings nie nach dem Hintergrund, sondern nach einer fertigen Vorlage, die er einfach übernehmen kann. Eine kostenlose KI-Nutzungsrichtlinie zum Anpassen wäre für Leute wie ihn vermutlich der größere Hebel als jede Erklärung, warum die Regel so und nicht anders lautet.
Für Uwe und alle anderen Allein-Verantwortlichen gilt vermutlich dasselbe wie für mich: Man muss nicht Informatik studiert haben, um Sicherheitsrisiken durch KI im Büro minimieren zu können. Es reicht, die immer gleiche Frage zu stellen, bevor ein Tool freigegeben wird, und die Antwort aufzuschreiben, damit sie beim nächsten Mal nicht neu verhandelt werden muss.
Was bei alldem hängen bleibt, ist ziemlich simpel: Fang mit der Inventur an, nicht mit der Schulung. Jede Erklärung, jede Vorlage und jedes Ampelschema bringt wenig, solange niemand im Haus eine vollständige Liste hat, welche Tools überhaupt laufen. Das war mein größter Fehler in KW 3, und es ist die eine Lektion, die ich jedem HR-Kollegen ohne Jura-Hintergrund zuerst mitgeben würde.
Falls ihr euer eigenes Team ähnlich aufstellen wollt: Schaut euch den KI-Führerschein an, bevor ihr die erste Schulung ansetzt, nicht danach. Es entlastet enorm, wenn die Grundlagen schon sitzen, und erspart euch vielleicht genau die fünfzehn unbeantwortbaren Fragen, die ich in KW 3 kassiert habe.