Ich klicke das Browserfenster mit dem Webinar weg, mitten im Satz des Trainers, der gerade erklärt, wie ein Großkonzern seinen kompletten Innendienst auf einen konzernweiten KI-Führerschein vorbereitet. Für unseren Zulieferbetrieb im Maschinenbau klingt das, als würde jemand ein Rezept für ein Sterne-Restaurant erklären, während ich eigentlich nur wissen will, wie man Nudeln kocht, ohne dass sie anbrennen.
Gebucht hatte ich diesen 'Alles-in-einem-Tag'-Kurs eines bekannten Anbieters, weil sein Name auf jeder zweiten Anzeige auftauchte und die Teilnehmerliste beeindruckend aussah. Was in den Folien folgte, war komplett auf Konzernstrukturen zugeschnitten: eine eigene Compliance-Abteilung, ein eigenes IT-Security-Team, ein mehrstufiger Freigabeprozess mit mehreren Unterschriften. Bei uns als Mittelstandsbetrieb unterschreibt entweder der Geschäftsführer oder ich, mehr Ebenen gibt es schlicht nicht. Am Ende gab es sogar ein Zertifikat, aber ob ein Zertifikat, das nur bescheinigt, dass ich die Künstliche Intelligenz verstehe, im Verwaltungsalltag eines Zulieferers wirklich weiterhilft, ist eine andere Frage, die ich an anderer Stelle ausführlicher beantworte.
Der teure Kurs, der an unserer Realität vorbeiging
Wer in der ganzen Schulung eigentlich als Anbieter und wer als Betreiber des Systems galt, kam kein einziges Mal zur Sprache – ein Punkt, den ich an anderer Stelle ausführlicher aufrolle. Der Trainer sprach über Sprachmodell-Architekturen und Freigabeworkflows, während im Chat Teilnehmer aus kleineren Betrieben fragten, wie man eigentlich anfängt, wenn ein Großteil der Belegschaft noch nie mit einem Chatbot gesprochen hat. Diese Fragen blieben unbeantwortet. Am Schluss des Kurstages hatte ich mehr Fachbegriffe im Kopf als Werkzeuge in der Hand, mit denen ich am nächsten Morgen wirklich etwas hätte anfangen können.
Oliver Franke, ein freiberuflicher KI-Compliance-Coach, mit dem ich mich hin und wieder austausche, hatte mir genau diesen Anbieter empfohlen, zwischen zwei Kaffeebechern am Marktstand auf dem Carlsplatz. Er kannte niemanden, der den Kurs je gemacht hatte, hatte aber trotzdem eine felsenfeste Meinung dazu – das ist bei Oliver fast immer so, zu jedem Tool eine klare Haltung, auch wenn er es selbst nie getestet hat. Diesmal lag er daneben, und das habe ich ihm beim nächsten Austausch auch so gesagt.
Der Wert gegenseitiger Prüfung durch Kollegen
Zurück im Betrieb haben wir einen anderen Weg gewählt: weg von der Theorie, hin zu den eigenen Unterlagen.
Kollegen bekamen keine Folienserie vorgesetzt, sondern eigene Dokumente – eine Exceltabelle aus der Materialwirtschaft, einen Vertragsentwurf, eine interne Notiz. Die Aufgabe war nicht, einen neuen Text erzeugen zu lassen, sondern die KI zu bitten, Fehler, Lücken oder Widersprüche darin zu finden. Wir nennen das nicht Prompt Engineering, dafür ist der Begriff bei uns zu sperrig, sondern schlicht: klar sagen, was man vom Gegenüber erwartet, so wie man es auch einem neuen Azubi erklären würde. Aus dieser Verschiebung – weg vom Erzeugen, hin zum Gegenlesen – wurde unser wichtigstes Prinzip.
Bevor überhaupt jemand einen Prompt tippte, mussten wir erst wissen, welche Tools im Haus längst heimlich liefen; dieses Inventar ist ein eigenes Kapitel, das ich woanders ausführlich führe. Dass wir als Betrieb überhaupt für ein Mindestmaß an Kompetenz im Team sorgen müssen, ist inzwischen so etwas wie die Pflichtübung im Hintergrund, über die ich hier bewusst nicht im Detail schreibe.
Wie wir grundsätzlich mit Daten in einem Prompt umgehen, ist noch mal ein eigenes Thema für sich – nur so viel: Seit ich einmal hart eingreifen musste, weil ein Kollege ein komplettes Kundengespräch transkribieren lassen wollte, ohne an den Datenschutz zu denken, prüfen wir vorher genauer, was überhaupt ins Eingabefeld darf. Sobald ein Text mit KI-Hilfe nach draußen geht, kennzeichnen wir das inzwischen konsequent, auch wenn das an anderer Stelle ausführlicher erklärt gehört. Den ganzen Rahmen dazu habe ich in AI Act Compliance für KMU ohne Rechtsabteilung im Büroalltag aufgeschrieben.
Tobias, unser ITler, legte mir vor Kurzem die Auditliste für unsere aktiven KI-Tools auf den Tisch – vollständig ausgefüllt, ohne dass ich ihn zweimal fragen musste. Im Großraumbüro war es zu dem Zeitpunkt schon so leer, dass nur noch zwei Tastaturen leise klapperten, und ich erinnere mich genau an den Moment, in dem ich nur auf den Bildschirm starrte, weil ich mit dieser Vollständigkeit nicht gerechnet hatte. Auditlisten wie diese gehören zu einer größeren Dokumentationspflicht, die an anderer Stelle ausführlicher drankommt; hier reicht der Hinweis, dass aus einer einfachen Tabelle plötzlich ein Nachweis wurde, den auch die Geschäftsführung auf Anhieb verstand. Genau das ist für mich KI-Kompetenz im Team – nicht ein Zertifikat an der Wand, sondern eine ausgefüllte Liste auf dem Bildschirm.
Wann externe Hilfe für KI-Kompetenz im Mittelstand wirklich zählt
Extern ist deshalb nicht automatisch die schlechtere Wahl.
Manchmal braucht es jemanden von außen, der der Geschäftsführung unabhängig bestätigt, dass unsere Prompting-Übungen im risikoarmen Bereich laufen und keine der eindeutig ausgeschlossenen Anwendungen berühren – beidos Themen, die ich an anderer Stelle vertiefe. Genau dafür ist Oliver nützlich, auch wenn seine Tool-Meinungen mit Vorsicht zu genießen sind: eine zweite, unabhängige Stimme wiegt bei unserer Geschäftsführung oft mehr als meine eigene, egal wie oft ich dieselbe Sache schon erklärt habe.
Christian Weber, Betriebsratsvorsitzender bei einem Lebensmittelverarbeiter im Ruhrgebiet, schrieb mir, nachdem er einen früheren Eintrag über die Einbindung des Betriebsrats gelesen hatte. Seine Frage traf einen wunden Punkt: ob unsere Prompting-Übungen nicht irgendwann heimlich zur Leistungsmessung werden könnten. Er ist grundsätzlich misstrauisch, sobald ein Tool auch nur in die Nähe von Mitarbeiterbewertung kommt, und diesmal hatte er recht damit, genauer hinzuschauen. Seitdem prüfen wir vor jeder neuen Übung, ob der Betriebsrat einbezogen werden müsste, statt das im Nachhinein zu klären. Am Ende bleibt ohnehin jede KI-Antwort nur ein Vorschlag, den ein Mensch gegenlesen muss, bevor daraus eine Personalentscheidung wird; alles andere wäre algorithmische Diskriminierung durch die Hintertür.
Zwei Wege wählen, bevor die nächste Schulung startet
Beide Wege haben ihre Berechtigung, nur eben nicht für dieselbe Situation.
Ein externer Kurs lohnt sich, wenn die Geschäftsführung eine unabhängige Stimme braucht, wenn ein Kunde oder Auditor eine Zertifizierung verlangt, oder wenn im Haus schlicht niemand weiß, wo man überhaupt anfangen soll. Der interne, informelle Weg funktioniert dagegen, wenn es Kollegen gibt, die bereit sind, mit echten Unterlagen zu experimentieren, wenn das Budget für Tagessätze ohnehin nicht vorhanden ist, und wenn die eigentliche Aufgabe nicht Technikwissen ist, sondern Vertrauen im Team aufzubauen.
Für uns als Betrieb ohne eigene Rechtsabteilung war am Ende klar, dass etwas wie der KI-Führerschein für Quereinsteiger im Büro näher an unserem Alltag liegt als jedes Konzern-Curriculum. Diese Aufgabe landet ohnehin meistens bei HR und nicht bei der IT allein: Ich verstehe, wie Menschen lernen und auf Veränderung reagieren, Tobias versteht, wie Systeme funktionieren, und zusammen kommt dabei mehr heraus als bei jedem einzelnen Kurs für sich.