Am Messestand direkt gegenüber vom Haupteingang der Messe Düsseldorf, Stockumer Kirchstraße, stapeln sich Broschüren mit dem Titel "KI-Führerschein für jedes Unternehmen" höher als die Kaffeebecher daneben. Genau dort wurde mir klar, dass es bei der KI-Kompetenz im Mittelstand nicht um die eine richtige Methode geht, sondern um zwei ziemlich unterschiedliche Wege, die beide ohne eigene IT-Abteilung auskommen müssen. Als HR-Verantwortliche kümmere ich mich in unserem Betrieb um die Mitarbeiterschulung, und diese AI-Act-Umsetzung ist längst kein Nebenprojekt mehr. Ein kurzer Transparenz-Hinweis vorweg: Manche Links in diesem Text führen zu Angeboten, die wir bei uns tatsächlich getestet haben, falls jemand darüber bukt, bekomme ich eine Provision, der Preis bleibt für dich gleich.
Zwei Startpunkte, ein Ziel: KI-Kompetenz ohne IT-Abteilung
Der erste Weg beginnt mit dem großen Ganzen: mitten hinein springen und selbst erklären, was Künstliche Intelligenz überhaupt ist, dazu die Frage klären, wer im Betrieb eigentlich als Betreiber haftet. Der zweite Weg beginnt woanders: bei einem fertigen Format, das diese Grundlagen schon mitbringt. Beide Wege sollen am Ende dasselbe leisten: Kolleginnen und Kollegen sollen wissen, was sie mit KI-Tools dürfen und was nicht, ohne dass jemand im Haus Informatik studiert haben muss.
Die Schulung kam vor der Bestandsaufnahme und brach ab
Beim ersten Versuch lief es so ab: Ich setzte einen Termin an, ohne vorher aufzulisten, welche Large Language Models und anderen KI-Tools im Betrieb überhaupt im Einsatz waren. Spätestens bei der dritten Frage aus der Runde, irgendjemand wollte wissen, ob "das Ding, das die Angebote automatisch ausfüllt" jetzt auch gemeint sei, merkte ich, dass wir alle über verschiedene Werkzeuge redeten, ohne es zu merken. Ich brach die Einheit ab. Eine saubere Bestandsaufnahme der eingesetzten Tools, bevor man überhaupt über Schulung nachdenkt, ist eigentlich ein eigenes Thema für sich, aber ohne sie steht jede Trainingsstunde auf wackligem Boden. Dass die Schulungspflicht trotzdem gilt, auch wenn niemand im Haus IT-Experte ist, und wie sich das rechtssicher umsetzen lässt, hatte ich vorher an anderer Stelle aufgeschrieben: warum eine KI-Schulung für Mitarbeiter laut AI Act jetzt Pflicht ist.
Ein fertiges Vokabular nutzen, statt eigene Folien bauen
Nach diesem Fehlstart rief ich Julia Neumann an, eine Studienfreundin, die sich mittlerweile auf IT-Recht spezialisiert hat. Präzise Fragen beantwortet sie sofort, alles Vage lässt sie unbeantwortet, also hatte ich mir die Frage vorher zurechtgelegt, bevor ich überhaupt anrief. Der zweite Anlauf sah dann anders aus: Statt eigener Folien griff ich auf ein bereits strukturiertes Format zurück, den KI-Führerschein, weil er ein Vokabular liefert, das im Haus schon vertraut ist, Begriffe, die neben Staplerschein und Schweißprüfung Platz haben, ohne erst erklärt werden zu müssen.
Auf meinem Fensterbrett liegt seither die ausgedruckte EU-KI-Verordnung, gelb und orange markiert, und jedes Mal, wenn der Textmarker über eine neue Passage fährt, hinterlässt er dieses kurze, trockene Quietschen, das ich inzwischen mit Konzentration verbinde, nicht mit Frust. Nach der Umstellung habe ich auch unsere internen Regeln nachgezogen, eine kostenlose KI-Richtlinien Vorlage war dafür ein brauchbarer Startpunkt, den ich auf unseren Betrieb zugeschnitten habe. Ob sich ein KI-Kompetenznachweis am Ende auch formal auszahlt, ist nochmal eine andere Frage, die ich hier nicht vertiefe.
Welche Pflichten bleiben, auch wenn die Schulung läuft?
Egal welchen Weg man wählt: Ein Schulungsformat allein deckt nicht alles ab, was im Hintergrund weiterläuft. Die Einordnung in Risikoklassen bleibt ein eigenes Kapitel, das ich hier bewusst ausspare. Welche Anwendungen im Unternehmen komplett verboten sind, gehört ebenso in ein anderes Gespräch als in diesen Vergleich zweier Schulungswege. Menschliche Aufsicht über KI-gestützte Entscheidungen braucht eigene Regeln und erledigt sich nicht mit einem einzigen Trainingsnachmittag. Genauso wenig deckt eine gute Schulung automatisch die Kennzeichnungspflicht für KI-generierte Inhalte ab, das ist ein separates Puzzlestück. Dazu kommt die Frage, wie man mit den Daten umgeht, die überhaupt in die Tools hineinfließen, also so etwas wie Daten-Governance fürs Büro. Auch die Frage, wer dokumentiert, welche Tools wann eingeführt wurden und warum, läuft als Dokumentationspflicht unabhängig von jeder Schulung weiter. Bei Auswahlprozessen im Personalbereich kommt außerdem die Gefahr algorithmischer Diskriminierung dazu, ein Punkt, den keine Mitarbeiterschulung allein auffängt. Und sobald ein Betriebsrat im Haus sitzt, gehört der ins Boot, bevor irgendeine Regel zur KI-Nutzung verbindlich wird.
Der Moment, der mir zeigte, dass der zweite Weg trägt, war unspektakulär: Ich schickte den Compliance-Bericht raus, und die Rückmeldung aus der Geschäftsführung kam am nächsten Morgen in zwei Worten zurück, "Gut gemacht". Keine Rückfragen mehr, keine Unsicherheit darüber, was eigentlich gemeint war.
Wann lohnt sich welcher Weg?
Ein Leser aus Mönchengladbach, Uwe Hoffmann, Geschäftsführer eines Betriebs mit rund 30 Beschäftigten, hat mir dazu geschrieben. Er fragt nicht nach Hintergrundwissen, sondern nach etwas, das er sofort einsetzen kann, eine fertige Vorlage statt einer langen Erklärung. Genau daran lässt sich der Unterschied festmachen. Der erste Weg, alles selbst zu bauen, lohnt sich, wenn im Haus Zeit und Lust da sind, eigene Inhalte zu entwickeln, und wenn vorher tatsächlich eine Bestandsaufnahme der genutzten Tools steht. Der zweite Weg, ein fertiges Format wie den KI-Führerschein zu nutzen, lohnt sich, wenn genau diese Zeit fehlt oder wenn, wie bei Uwe, niemand im Haus die Kapazität hat, monatelang an eigenen Materialien zu feilen. Für uns war klar: Ohne IT-Experten kommt man mit dem zweiten Weg schneller zu einem Ergebnis, das im Alltag wirklich trägt.
Falls du vor der gleichen Entscheidung stehst: Schau dir zuerst an, welche Tools bei euch überhaupt im Einsatz sind, bevor du eine Schulung ansetzt, das hätte mir den ersten Fehlstart erspart. Und wenn im Haus schlicht die Zeit fehlt, um eigene Inhalte zu bauen, ist ein fertiges Format wie der KI-Führerschein der Weg, der schneller zu einem Ergebnis führt, das auch außerhalb des Konferenzraums trägt.