Wie viele deiner Kolleginnen und Kollegen könnten dir heute aus dem Stand sagen, welches Tool gerade entscheidet, wer die nächste Aufgabe im Team übernimmt? Genau diese Frage steht bei uns über jedem Gespräch, das wir gerade über Projektmanagement-Tools mit KI im Büro führen. Es geht nicht in erster Linie um die Software mit den hübschen Dashboards, sondern um die Schnittstelle zwischen HR-Digitalisierung, Mittelstand-Innovation und der KI-Compliance, die uns die KI-Verordnung als mittelständischem Maschinenbau-Zulieferer inzwischen abverlangt.
Der erste Schritt ist keine Software, sondern eine Bestandsaufnahme
Bevor überhaupt ein Tool ausgewählt wird, muss klar sein, welche KI-gestützten Anwendungen im Betrieb bereits im Einsatz sind, offiziell und inoffiziell. Diese Bestandsaufnahme, die in einschlägigen Leitfäden oft als Schatten-KI-Inventur bezeichnet wird, klingt nach einer lästigen Fleißaufgabe, ist aber die Grundlage für alles Weitere. Ohne sie weiß niemand, welches Risiko welches Werkzeug eigentlich trägt.
Bei uns ist genau das schiefgegangen, als wir eine Mitarbeiterschulung gestartet haben, bevor diese Inventur überhaupt stand. Nach der dritten Frage im Raum war klar, dass niemand wusste, von welchen Tools eigentlich die Rede war, und wir haben die Schulung abgebrochen. Seitdem steht die Bestandsaufnahme bei uns ganz am Anfang jedes Rollouts, nicht als Fußnote danach.
Entscheidet das Tool, oder schlägt es nur vor?
Sobald die Inventur steht, kommt die Einstufung. Ein Projektmanagement-Tool, das Aufgaben zwischen Kolleginnen und Kollegen verteilt, kann schnell in die Nähe der Hochrisiko-Kategorie für Beschäftigung und Personalmanagement rücken, die genauen Kriterien dafür sind Thema für sich. Die Grundfrage, die uns bei jeder neuen Funktion begleitet, ist eine andere: Entscheidet die Software am Ende selbst, oder spricht sie nur eine Empfehlung aus, die ein Mensch bestätigt oder verwirft?
Dabei hilft uns vor allem, dass wir in dieser Konstellation als Betreiberin auftreten und nicht als Anbieterin der Software, das entscheidet, welche Pflichten bei uns liegen und welche beim Hersteller bleiben. Klar ist außerdem, dass bestimmte Anwendungen für uns von vornherein tabu sind, etwa jede verdeckte Verhaltensbewertung von Mitarbeitenden; solche Praktiken kommen erst gar nicht auf unsere Auswahlliste.
Regeln festlegen, bevor die erste Aufgabe automatisch verteilt wird
Menschliche Aufsicht ist bei uns dabei keine Floskel, sondern eine feste Rolle im Prozess: Die KI sortiert Vorschläge, eine Führungskraft mit Namen trifft am Ende die Entscheidung über die Aufgabenverteilung. Genauso früh haben wir den Betriebsrat eingebunden, ein System, das die Verteilung von Arbeit im Team berührt, geht ihn etwas an, und wir behandeln das nicht als reine IT-Entscheidung. Wir dokumentieren zusätzlich, nach welchen Kriterien Aufgaben vorgeschlagen werden, damit sich nachvollziehen lässt, warum eine Empfehlung so ausfiel und nicht anders. Genau deshalb werfen wir auch regelmäßig einen Blick darauf, ob sich in den Vorschlägen ein Muster einschleicht, das bestimmte Kolleginnen oder Kollegen systematisch benachteiligt. Und weil alle im Team wissen sollen, wann ein Vorschlag von der KI stammt, ist das im Tool sichtbar gekennzeichnet, bevor eine Führungskraft ihn bestätigt.
Projektmanagement-Tools und die Pflicht zur echten Schulung
Ein Tool einzuführen, ohne die Belegschaft im Umgang zu schulen, funktioniert nicht, das ist inzwischen auch gesetzlich verankert und nicht nur guter Stil. Wie wir das im Alltag ohne eigene IT-Abteilung gelöst haben, beschreibe ich in dem Beitrag darüber, wie wir Prompting im Büro lernen ohne IT-Experten zu sein, denn ein Tool, das Aufgaben vorschlägt, bringt wenig, wenn niemand weiß, wie er ihm brauchbare Informationen gibt. Ob ein Zertifikat am Ende mehr zählt als geübte Praxis im Team, sehe ich von Fall zu Fall unterschiedlich; wichtiger ist mir, dass jemand erklären kann, warum er einer Empfehlung gefolgt ist oder nicht.
Was passiert, wenn ein Kollege widerspricht
Widerspruch gehört für mich zum Prozess dazu, nicht zur Störung. Jede Person, deren Aufgaben durch das System mitbestimmt werden, hat ein Recht darauf zu erfahren, warum eine bestimmte Empfehlung zustande kam, und diese Auskunft geben wir in normaler Sprache statt in Systemlogik. Für den Fall, dass eine Einschätzung wirklich strittig ist, legen wir vorher fest, an wen sich jemand wenden kann und was als Nächstes passiert, statt das im Ernstfall zu improvisieren.
Bei uneindeutigen Fragen frage ich kurz bei Julia nach, einer befreundeten Juristin mit Schwerpunkt IT-Recht; ihre Antwort lautet fast immer 'das kommt drauf an', was am Anfang genervt hat und mir inzwischen zeigt, wie wenig Pauschallösungen in diesem Bereich taugen. Genau deshalb haben wir uns auch intensiv mit der Frage beschäftigt, was bei der Leistungsüberwachung durch KI im Büro wirklich erlaubt ist, weil die Grenze zwischen fairer Priorisierung und heimlicher Leistungskontrolle in der Praxis schnell verschwimmt.
Woran sich zeigt, dass das System im Alltag trägt
Ob die Regeln im Alltag wirklich sitzen, zeigt sich nicht in der Dokumentation, sondern in kleinen Momenten. Wenn ich der Geschäftsführung eine neue Funktion vorstelle und bei der Risikoklasse nur genickt wird, ohne dass ich den Unterschied zwischen Hochrisiko und normalem Einsatz ein zweites Mal erklären muss, weiß ich, dass die Grundlagen angekommen sind. Für Betriebe ohne eigene Rechtsabteilung oder auch nur eine zweite Person im Thema ist genau das der Maßstab: nicht ob jede Klausel im Gesetzestext sitzt, sondern ob die Menschen im Raum die Logik dahinter verstanden haben.
Uwe Hoffmann, Geschäftsführer eines Betriebs mit rund dreißig Beschäftigten in Mönchengladbach und Leser dieses Blogs, hat mir mal geschrieben, dass er ähnliche Fragen habe, aber noch nicht einmal eine eigene HR-Stelle im Haus; bei ihm liegt am Ende alles bei einer einzigen Person, weil sonst niemand die Sache übernimmt. Für Betriebe wie seinen gilt die Reihenfolge aus diesem Beitrag erst recht: erst die Bestandsaufnahme, dann die Einstufung, dann die Regeln für die Aufsicht, und erst danach die Wahl des Tools selbst.