Ungeschriebene Regeln und mitbestimmungspflichtige Regeln – für die meisten Teams ist das dasselbe Ding: eine Frage der Kultur, kein Fall fürs HR-Management. Ist es nicht. Sobald eine KI-Etikette am Arbeitsplatz festlegt, wer welches Tool wann nutzt und wie das nachvollzogen wird, hört Team-Kultur auf und ein ganz anderes Kapitel beginnt.
Bevor es weitergeht, kurz der Pflichthinweis: Auf dieser Seite verlinke ich gelegentlich Schulungsangebote, die ich selbst geprüft oder Kolleginnen und Kollegen anvertraut habe. Kaufst du darüber, bekomme ich eine Provision – am Preis für dich ändert das nichts. Verlinkt wird nur, was sich für unseren Betrieb (78 Leute, Maschinenbau, wenig Zeit für lange Erklärungen) in der Praxis als brauchbar erwiesen hat.
Kultur oder Pflicht: Der Denkfehler bei der KI-Etikette
Laura Schmidt, HR-Leiterin in einem Wuppertaler Sanitärbetrieb, schreibt mir inzwischen öfter – diesmal mit einem Satz, der mich stutzig gemacht hat: KI-Etikette sei doch reine Kulturarbeit, oder? Genau dieser Gedanke ist der Denkfehler, dem ich in Workshops und E-Mails ständig begegne.
Ich habe selbst live erlebt, wie unsere Geschäftsführung bei einer Folie zu Risikoklassen freundlich nickte – und niemand nachfragte, was das für die einzelnen Abteilungen eigentlich bedeutet. Nicken ist nicht dasselbe wie Verstehen, das wurde mir in dem Moment sehr klar. Vorher hatte ich versucht, mir das Ganze von außen erklären zu lassen: Eine externe Kanzlei sollte uns die KI-Verordnung in verständliches Deutsch übersetzen. Das Angebot lag jenseits dessen, was für einen Betrieb unserer Größe vertretbar war, und was am Ende kam, blieb so allgemein, dass keine einzige Abteilung bei uns etwas damit anfangen konnte. Der Verordnungstext liegt seitdem in Reichweite auf meinem Schreibtisch, voller Unterstreichungen, weil eine einzige Lesung nie gereicht hat.
Wo Etikette aufhört und Mitbestimmung beginnt
Stefan Roth, ein HR-Kollege aus einem anderen Zulieferbetrieb, hat bei genau diesem Punkt sofort nachgehakt: "Und wer haftet, wenn sich keiner an eure Regeln hält?" Typisch Stefan, bei ihm kommt die Haftungsfrage garantiert zuerst. Aber sie trifft genau die Grenze, um die es geht. Ungeschriebene Team-Regeln enden dort, wo Verhaltens- oder Leistungskontrolle beginnt – an dieser Grenze wird aus Etikette ein mitbestimmungspflichtiger Sachverhalt. Für die Praxis heißt das: Eine Regel, die beschreibt, wie ein KI-unterstützter Text klingen darf, ist Kultur. Eine Regel, die protokolliert, wer wie oft welches KI-Tool nutzt und wie schnell, ist auf einmal ein Fall für den Betriebsrat.
Empathie-Regeln und Kontroll-Regeln unterscheiden
Die Regeln, die bei uns am besten funktionieren – gerade im Mittelstand, wo Teams klein und Wege kurz sind – betreffen genau diese weiche Seite. KI darf einen Entwurf liefern, aber der letzte Teil – der persönliche Ton, der kleine Insider-Verweis, das ehrliche Danke – bleibt Menschensache. Bei Kritikgesprächen oder heiklen Themen ist KI-Unterstützung bei uns komplett tabu, weil da nur das echte Gegenüber zählt. Beides sind Etikette-Regeln: freiwillig vereinbart, jederzeit anpassbar, ohne Meldepflicht. Sobald eine Regel dagegen misst, bewertet oder dokumentiert, wer wie mit KI arbeitet, wechselt sie die Kategorie – dann reicht ein Team-Gespräch nicht mehr, dann gehört die Mitbestimmung mit an den Tisch.
Der Rest der Pflichten-Liste
Etikette ist ohnehin nur die Oberfläche. Darunter liegt ein ganzer Stapel an Pflichten, die jede für sich ein eigenes Thema wären: welche Risikoklasse ein System nach dem viel zitierten Anhang III überhaupt hat, ob und wie eine KI-Schulungspflicht für die Belegschaft greift, welche Tools bei einer Schatten-KI-Inventur überhaupt erst ans Licht kommen, welche Anwendungen von vornherein verboten sind, wo menschliche Aufsicht zur Pflicht statt zur Kür wird, ob sich ein KI-Kompetenznachweis für die eigene Verwaltung überhaupt lohnt, wer im rechtlichen Sinn als Anbieter und wer als Betreiber gilt, wie man Daten-Governance im Büro pragmatisch aufzieht, welche Dokumentationspflichten konkret greifen, und wie man verhindert, dass ein Algorithmus unbemerkt diskriminiert. Jedes dieser Themen verdient einen eigenen Eintrag – hier geht es nur um die Regeln, die den Umgang im Team betreffen, nicht um die Paragrafen dahinter.
Die Kennzeichnungs-Regel im Team
Bei uns reicht ein knapper Zusatz unter einer Nachricht: "mit KI-Unterstützung erstellt". Das nimmt das Geheimnisvolle raus, niemand muss mehr Angst haben, beim Formulieren einer E-Mail mit ChatGPT "erwischt" zu werden. Wie man das im Team so ansagt, dass es nicht nach Kontrolle klingt, habe ich in einem eigenen Beitrag zum KI-Einsatz richtig kommunizieren aufgeschrieben. Was diese interne Faustregel nicht ersetzt, ist die formale Kennzeichnungspflicht für KI-generierte Inhalte, die der AI Act separat vorschreibt – eigene Fristen, eigenes Kapitel, das gehört hier nicht rein. Für die gemeinsame Basis, damit nicht jede Abteilung ihre eigene Auslegung fährt, hat sich bei uns der KI-Führerschein als Startpunkt für die Schulung bewährt.
Eine Faustregel für den Alltag
Laura Schmidt aus Wuppertal geht da inzwischen methodischer vor als ich – sie dokumentiert jeden Schritt, bevor sie ihn ihrem Team vorlegt, während ich manches erst hinterher sauber aufschreibe. Ihre Rückmeldung war trotzdem dieselbe wie meine erste Reaktion: Sobald man die Grenze zwischen Kultur und Kontrolle einmal kennt, wird der Rest der Etikette fast einfach. Die Faustregel, die bei uns hängen geblieben ist: Alles, was den Ton betrifft, entscheidet das Team. Alles, was misst, protokolliert oder bewertet, gehört vorher auf den Tisch der Mitbestimmung – ohne Ausnahme. Wenn du in deinem Betrieb spürst, dass Kolleginnen und Kollegen unsicher sind, ob sie ein Tool offen nutzen dürfen, hilft oft schon ein offenes Gespräch darüber, was erlaubt ist, bevor du überhaupt an Regeln denkst; wir haben gemerkt, dass wir KI-Ängste bei Mitarbeitern abbauen können, wenn wir ehrlich über die Werkzeuge sprechen statt über Paragrafen. Wer für diesen ersten Schritt eine Struktur sucht, findet im KI-Führerschein eine brauchbare Basis, auf der sich aufbauen lässt.
Mehr braucht es für den Anfang nicht. Der Rest – Risikoklassen, Dokumentation, Aufsicht – wartet in den nächsten Einträgen, wenn wir uns weiter durch die digitale Pflichtenliste im Mittelstand arbeiten.