Drei Farben und ein einziger Satz pro Farbe – mehr braucht es nicht, damit im Büroalltag klar ist, wann ein KI-Einsatz offen angesprochen werden muss und wann nicht. Als interne Ansprechpartnerin für den EU AI Act in einem mittelständischen Betrieb habe ich genau mit dieser Frage angefangen: Wie kommuniziert man Transparenzregeln so, dass Kolleginnen und Kollegen sie im HR-Alltag tatsächlich anwenden, statt sie als weiteres Verordnungspapier abzulegen? Die Antwort war kein Merkblatt, sondern ein Ampelsystem, das seither die interne Kommunikation zu KI-Werkzeugen im Büro trägt.
Der Flurfunk entsteht, bevor Regeln kommuniziert sind
Sobald ein neues Werkzeug im Büro auftaucht, redet die Kaffeeküche zuerst — meistens bevor irgendeine offizielle Information die Runde macht. Kolleginnen fragen sich, ob ein Tool für Meeting-Zusammenfassungen ihre Emotionen mitschneidet oder ob am Ende jemand sieht, wer wie viel spricht. Genau in diese Lücke fällt jede Verzögerung bei der internen Kommunikation.
Menschen fürchten selten die Technik selbst, sondern das, was sie mit ihrem Status und ihrer Privatsphäre anstellt. Wer als interne KI-Beauftragte im Mittelstand zwischen Geschäftsführung und Belegschaft steht, überbringt meistens die unbequemen Teile — Regeln, Fristen, Pflichten —, will aber eigentlich nur, dass alle sicher und ohne Angst arbeiten können.
Warum Kennzeichnungspflicht allein kein Vertrauen schafft
Artikel 50 der KI-Verordnung verlangt, dass niemand im Unklaren bleibt, ob am anderen Ende gerade eine Maschine oder ein Kollege antwortet. Diese Kennzeichnungspflicht für KI-Inhalte ist die rechtliche Untergrenze — wie wir im Büroalltag darüber hinaus kommunizieren, ist eine Kulturfrage, keine Verordnungsfrage.
Bevor überhaupt über Kennzeichnung gesprochen werden kann, muss klar sein, in welche Risikoklasse ein System fällt — ein eigenes, umfangreiches Kapitel, das ich hier nicht aufrolle. Nur so viel: Ohne diese Einordnung bleibt jede Transparenzregel Stückwerk, weil niemand weiß, wie streng sie greifen muss.
Wie wenig das von allein ankommt, habe ich gemerkt, als die Geschäftsführung bei einer Präsentation zu genau diesen Risikoklassen nur zustimmend nickte — und keine einzige Rückfrage kam, obwohl kaum jemand im Raum den Unterschied zwischen den Klassen hätte erklären können.
Ich habe selbst versucht, mir die komplette Verordnung als PDF herunterzuladen und von der ersten bis zur letzten Seite durchzuarbeiten. Der Textmarker quietschte noch trocken über Seite dreißig, dann habe ich das Dokument zugeklappt — für den Büroalltag bringt der reine Verordnungstext ohne Übersetzung in Abteilungssprache niemandem etwas.
Das Ampelsystem für Transparenzregeln im Büroalltag
Aus genau diesen Gesprächen ist bei uns ein einfaches Ampelsystem entstanden, das inzwischen den gesamten Büroalltag trägt. Grün sind Alltagswerkzeuge wie Rechtschreibprüfung oder eine interne Suche, weil dort niemand eine Entscheidung über eine andere Person trifft und keine Kennzeichnung nötig ist. Gelb wird es, sobald ein Werkzeug Inhalte vorbereitet, etwa einen Berichtsentwurf oder eine Datenauswertung — dann reicht ein kurzer interner Hinweis wie „erstellt mit Unterstützung von…", damit niemand glaubt, es habe drei Stunden reiner Handarbeit gekostet. Rot wird es, sobald die KI nach außen kommuniziert oder mit sensiblen Daten arbeitet; dort gelten die strengeren Vorgaben aus Artikel 50 ohne Ausnahme.
Die Faustregel, die ich Kolleginnen und Kollegen mitgebe, bleibt simpel: Trifft das System selbst eine Entscheidung, die eine Person betrifft, oder unterstützt es nur beim Formulieren? Im ersten Fall ist Kennzeichnung Pflicht, im zweiten eine Frage des Tons und nicht des Gesetzes.
Schulung ohne Inventur bleibt Stückwerk
Eine Schulungspflicht lässt sich erst sinnvoll umsetzen, wenn feststeht, welche Werkzeuge im Haus überhaupt laufen. Diese Schatten-KI-Inventur wird selten in einer einzigen Sitzung fertig — sie setzt sich über Wochen zusammen, aus Nachfragen in einzelnen Abteilungen und aus Tools, die erst auffallen, wenn jemand versehentlich davon erzählt.
Welche Anwendungen müssen im Team offen benannt werden?
Nicht jede Anwendung darf überhaupt eingesetzt werden. Welche Praktiken unter die verbotenen KI-Anwendungen fallen, ist ein eigenes Thema, aber im Team muss zumindest klar sein, dass diese rote Linie existiert. Genauso wichtig ist die Unterscheidung, ob ein System nur unterstützt oder tatsächlich entscheidet: Sobald eine menschliche Aufsicht bei KI-Systemen vorgeschrieben ist, etwa weil Software über Urlaubsanträge mitentscheidet, reicht ein interner Hinweis allein nicht mehr aus.
Wer dabei als Anbieter und wer als Betreiber eines Systems gilt, entscheidet außerdem, wen welche Pflicht überhaupt trifft. Ich kläre diese Rollenfrage im Zweifel lieber einmal zu viel als zu wenig, weil sich sonst niemand zuständig fühlt, sobald es konkret wird.
Zuständigkeiten klären, bevor Regeln greifen
Dazu kommt die Frage, wer im Haus dokumentiert, was eingesetzt wird, und wer die Daten dahinter verantwortet. Ohne eine geklärte Daten-Governance bleibt jede Transparenzregel ein Lippenbekenntnis, und ohne saubere Dokumentationspflichten lässt sich im Zweifel nichts belegen, wenn eine Aufsichtsbehörde nachfragt.
Ob ein Kompetenznachweis für einzelne Rollen sinnvoll ist, wird bei uns aktuell noch abgewogen. Eine pauschale Antwort habe ich dafür nicht, weil sie stark davon abhängt, wie tief eine Abteilung tatsächlich mit den Systemen arbeitet.
Der Betriebsrat gehört früh an den Tisch
Sobald ein System Auswirkungen auf Arbeitsbedingungen oder Auswahlentscheidungen hat, gehört der Betriebsrat nicht als Formsache, sondern von Anfang an in die Abstimmung. Mitbestimmung im Nachhinein sorgt vor allem für Misstrauen, nicht für Akzeptanz.
Algorithmen können außerdem unbeabsichtigt diskriminieren, wenn niemand die Auswahlkriterien oder Trainingsdaten dahinter hinterfragt. Dieses Risiko gehört auf dieselbe Tagesordnung wie die Kennzeichnung selbst, nicht in eine separate Liste, die am Ende keiner mehr öffnet.
Transparenz im Büro heißt am Ende nicht, jede Software bis ins letzte Detail offenzulegen. Sie heißt, dass jede Kollegin und jeder Kollege in einem Satz beantworten kann, ob gerade eine Maschine mitentscheidet oder nur zuarbeitet — und genau diese eine Frage ist die Faustregel, die von allen Klassen, Pflichten und Rollen am Ende übrig bleibt.