Fünfzehn Namen standen auf der Anwesenheitsliste unserer allerersten Schulungsrunde zur KI-Kompetenz, und nach einer Viertelstunde hörte höchstens noch die Hälfte wirklich zu. Genau das verlangt die KI-Verordnung von mir als interner KI-Beauftragten im Mittelstand: dass alle Beschäftigten irgendeine Form von KI-Kompetenz mitbringen, bevor sie mit den Tools arbeiten. Wie man das in einem HR-Management-Alltag zwischen Lohnabrechnung und Bewerbergesprächen unterbringt, stand nirgends in der Stellenbeschreibung.
Kurzer Einschub, bevor es weitergeht: Auf diesem Blog verlinke ich gelegentlich einen Kurs, den ich für unser Team tatsächlich gebucht habe. Kaufst du darüber etwas, bekomme ich eine Provision, an deinem Preis ändert das nichts. Ich schreibe nur über Dinge, die bei uns im Haus wirklich im Einsatz sind.
Ich wurde zur KI-Beauftragten, ohne zu wissen, was das bedeutet
Im Herbst letzten Jahres rief mich unser Geschäftsführer kurz zu sich und sagte, ich solle das mit der künstlichen Intelligenz übernehmen, weil ich ja ohnehin für Personal zuständig sei. Eine Stellenbeschreibung dafür gab es nicht, ein Budget für externe Beratung auch nicht — die Geschäftsführung wollte das intern lösen. Ich bin in unserem Zulieferbetrieb für Maschinenbauteile seit 2021 im Personalbereich tätig, hatte davor mit IT-Recht oder Algorithmen aber nie zu tun.
Der Verordnungstext selbst wirkte wie ein Backstein, deutlich dicker als jedes Personalhandbuch, das mir bis dahin untergekommen war. Wochenlang habe ich mich durchgearbeitet, mit Textmarker in Gelb und Orange, bis ein ausgedruckter Auszug griffbereit auf meiner Fensterbank lag — der leicht säuerliche Geruch von frisch bedrucktem Papier hängt seitdem manchmal noch in der Luft, wenn ich einen neuen Abschnitt ausdrucke. Eine Fachanwältin werde ich dadurch nie ersetzen, aber jemand musste die Sache im Alltag umsetzen.
Betreiber oder Anbieter: die Frage, die alles entscheidet
Bei jedem neuen Tool musste ich zuerst klären, ob wir bei diesem einen Programm bloß Betreiber sind oder ob wir durch eigene Anpassungen ungewollt selbst zum Anbieter werden — davon hing ein guter Teil meiner Aufgabenliste ab. Das hätte ich nicht gedacht: Weil unsere Personalabteilung ein Bewerber-Tool mit eigenen Prompt-Vorlagen erweitert hatte, waren wir bei genau diesem System plötzlich nicht mehr nur Nutzerin, sondern trugen Pflichten, die eigentlich beim Hersteller liegen sollten.
Mein Kollege Stefan Roth, der die Personalabteilung bei einem anderen Zulieferer in der Region betreut, ruft mich seitdem regelmäßig an und fragt bei jeder Neuerung als Erstes nach der Haftungsfrage. Diese Sorgfalt hat mich angesteckt: Bevor ich irgendjemandem im Haus etwas über den EU AI Act erzähle, prüfe ich inzwischen erst, welche Rolle wir bei dem jeweiligen Tool überhaupt einnehmen.
Wer in der Firma braucht eigentlich eine Schulung?
Die Antwort lautet: alle, nicht nur die Verwaltung. Als KI-Beauftragte bin ich dazu verpflichtet, KI-Kompetenz aller 78 Kollegen sicherzustellen, von der Buchhaltung bis zur Fertigungshalle. Für mich als HR-Managerin bedeutete das: eine einzelne Schulung reicht nicht, wenn die halbe Belegschaft nie an einem Computer sitzt.
Lange wirkte die Compliance-Seite dieser Aufgabe abstrakt auf mich, bis mir klar wurde, dass es nicht um einen einmaligen Stichtag geht, sondern um einen laufenden Prozess. Einen Tag, an dem die Sache erledigt ist und ich den Ordner zuklappen kann, gibt es nicht.
Eine Liste, die nie kam
Eine der ersten Aufgaben auf meiner Liste war die Schatten-KI-Inventur: eine vollständige Übersicht, welche KI-Tools im Unternehmen überhaupt im Einsatz sind, offiziell und inoffiziell. Ich bat Tobias aus der IT-Abteilung, mir diese Liste zusammenzustellen, weil ich davon ausging, dass so etwas dort ohnehin schon irgendwo dokumentiert liegt. Das hätte ich nicht gedacht: Die Liste kam nie. Tobias vertröstete mich über Wochen, bis ich begriff, dass es diese Übersicht gar nicht gab und ich sie selbst zusammentragen musste, Abteilung für Abteilung, per Rückfrage bei jeder Führungskraft.
Was sonst noch auf der Aufgabenliste einer KI-Beauftragten im Mittelstand steht
Neben der Inventur und der Schulungspflicht stehen noch einige andere Punkte auf meiner Aufgabenliste als KI-Beauftragte im Mittelstand, die ich anfangs komplett unterschätzt hatte. Die Risikoklassifizierung entscheidet, wie streng ein System behandelt werden muss, und allein die Zuordnung eines Tools zur richtigen Kategorie kostet mich manchmal einen ganzen Nachmittag. Verbotene Anwendungen sind KI-Einsätze, die im Unternehmen schlicht tabu sind, und die menschliche Aufsicht stellt sicher, dass am Ende immer noch ein Mensch entscheidet und nicht nur das System.
Für den Bewerbungsprozess prüfe ich zusätzlich, wie wir algorithmische Diskriminierung in unseren Auswahltools ausschließen, und bei jeder Kennzeichnungspflicht für KI-generierte Inhalte frage ich mich, wer das im Alltag kontrolliert. Auch eine saubere Daten-Governance und die Frage, ob ein Kompetenznachweis für bestimmte Rollen sinnvoll ist, landen regelmäßig auf meinem Schreibtisch. Unseren Betriebsrat binde ich inzwischen früh ein, weil Mitbestimmung bei KI-Themen kein netter Nebensatz ist, sondern ein eigener Programmpunkt auf jeder Sitzung. Und weil mündliche Absprachen im Ernstfall nichts zählen, sind die Dokumentationspflichten inzwischen der einzige echte Nachweis, dass ich meine Aufgaben als interne Beauftragte überhaupt erfüllt habe.
In der Stadtbücherei wurde mir klar, was fehlte
Weil im Büro ständig das Telefon klingelte oder jemand an der offenen Tür vorbeischaute, nahm ich die Schulungsunterlagen eines Nachmittags mit in die Stadtbücherei Düsseldorf am Bertha-von-Suttner-Platz. Zwischen den Regalen, ohne Kollegen und ohne Diensttelefon, fiel mir zum ersten Mal richtig auf, wie sehr ich die erste Schulungsrunde an der reinen Theorie hatte scheitern lassen: zu viele Paragrafen, zu wenig von dem, was die Leute in der Produktion tatsächlich täglich betrifft.
In der sechsten Woche nach meiner Ernennung saß ich mit den überarbeiteten Unterlagen wieder im Konferenzraum, diesmal mit konkreten Beispielen aus unserer eigenen Fertigung statt mit abstrakten Definitionen. Zum ersten Mal blieben die Handys in den Taschen. Kolleginnen und Kollegen stellten Fragen, statt nur höflich zu nicken, und eine Schichtleiterin fragte sogar nach, ob sie das Gelernte auch privat anwenden dürfe.
Der Kurs, der mir die Arbeit abnahm
Noch etwas wurde mir in der Stadtbücherei klar: Für jede Abteilung eine eigene Schulung von Grund auf zu entwickeln, dafür fehlt mir neben dem Tagesgeschäft schlicht die Zeit. Ich habe mir deshalb externe Angebote angesehen und bin beim KI-Führerschein hängengeblieben, weil er nicht auf tiefes Programmierwissen zielt, sondern auf die praktischen Fragen: Was darf ich mit dem Tool machen, wo liegen die Risiken, wie nutze ich es sinnvoll im Arbeitsalltag.
Ich habe die ersten Module selbst durchgeklickt, bevor ich sie irgendjemandem im Haus empfahl, und war überrascht, wie wenig Vorwissen vorausgesetzt wird. Inzwischen führen wir den KI-Führerschein für Mitarbeiter schrittweise ein, zuerst in der Verwaltung, danach bei den Schichtleitern in der Fertigung.
Was ich Leserinnen wie Laura heute rate
Eine Leserin, Laura Schmidt, HR-Leiterin bei einem Sanitärunternehmen in Wuppertal, hatte mir geschrieben, nachdem sie hier von der fehlenden Werkzeugliste gelesen hatte — bei ihr im Haus lief es genauso. Seitdem schreiben wir uns gelegentlich, und im Unterschied zu mir dokumentiert sie jeden einzelnen Schritt sofort in einer eigenen Tabelle, während ich lange alles im Kopf behalten wollte.
Der eine Rat, der bei mir wirklich etwas verändert hat: Nicht versuchen, die ganze Verordnung auf einmal zu verstehen, sondern die eigene Aufgabenliste in einzelne, machbare Schritte zerlegen und einen nach dem anderen abarbeiten. Wenn du selbst gerade vor genau dieser Liste sitzt und nicht weißt, wo du anfangen sollst: Schau dir für die Schulungsseite ruhig den KI-Führerschein für Unternehmen an – das hat mir bei uns die meiste Zeit gespart. Die Übersicht über alle anderen Aufgaben bleibt trotzdem meine eigene Arbeit, und die nimmt mir kein Kurs der Welt ab.