Wie kalkulierst du ein KI-Schulungsbudget für ein Unternehmen, das noch nicht mal genau weiß, wie viele Kolleginnen und Kollegen überhaupt täglich mit KI-Tools arbeiten? Diese Frage bekomme ich in letzter Zeit häufiger gestellt als jede andere – von anderen HR-Verantwortlichen aus dem Mittelstand, die genau wie ich mitten in der AI-Act-Compliance stecken, ohne Rechtsabteilung und ohne fertige Vorlage. Eine Patentantwort liefere ich hier nicht. Aber es gibt eine Handvoll Fragen, die sich in fast jedem Gespräch wiederholen, und genau die beantworte ich in diesem Eintrag so ehrlich, wie ich kann.
Kurzer Einschub, bevor es losgeht: In manchen Absätzen verlinke ich eine Schulungslösung, die wir inzwischen selbst im Haus einsetzen. Bucht jemand darüber, bekomme ich eine Provision, ohne dass sich am Preis für dich etwas ändert. Empfohlen wird hier nur, was ich für unser Team tatsächlich geprüft oder Kolleginnen persönlich ans Herz gelegt habe.
Meine kurze Antwort vorweg, so vereinfacht sie auch klingt: Ich budgetiere längst nicht mehr pro Abteilung oder als feste Jahressumme, sondern in drei Schritten – erst die Inventur, dann die gesetzliche Pflicht als Argument, dann erst das passende Format. Alles andere, was ich unten beschreibe, ist nur die ausführlichere Version davon.
Warum funktioniert ein festes Budget pro Kopf im Mittelstand nicht?
Bei einem Spaziergang an der Rheinuferpromenade meinte mein Bekannter Oliver Franke, der freiberuflich andere Betriebe in Sachen KI-Compliance begleitet, das Ganze deutlich entspannter zu sehen als ich. Die meisten Betriebe in unserer Größenordnung hätten seiner Einschätzung nach noch Jahre Zeit, bis es wirklich eng wird. Vorsichtiger bin ich trotzdem, weil ich im eigenen Haus sehe, wie schnell sich die Belegschaft verändert.
Und genau da liegt das Problem mit einer klassischen Pro-Kopf-Pauschale: Neue Mitarbeitende kommen, Werkstudierende wechseln jedes Semester, und ein Compliance-Programm, das nur für den Stichtag der Budgetplanung gilt, veraltet spätestens einen Monat nach der Freigabe. Für einen Mittelstandsbetrieb wie unseren bedeutet das: lieber eine laufende, pro Kopf mitwachsende Kalkulation als eine feste Jahressumme.
Ohne Schatten-KI-Inventur ist jede Zahl geraten
Bevor überhaupt eine Zahl auf dem Papier stehen darf, muss klar sein, wer im Betrieb tatsächlich mit welchen KI-Tools arbeitet. Bei uns hat sich gezeigt, dass die Fertigung ganz andere Werkzeuge nutzt als die Buchhaltung, und dass etliche Anwendungen nie offiziell freigegeben wurden – reine Schatten-KI, von der niemand in der Geschäftsführung wusste. Diese Bestandsaufnahme kostet Zeit, aber ohne sie budgetiere ich blind.
Genau deshalb schlägt jede Pauschalzahl pro Abteilung fehl. Wenn ich nicht weiß, wie viele Lizenzen, Rollen und Zugriffsrechte im Umlauf sind, kann ich auch nicht seriös sagen, wie viele Schulungsplätze ich brauche. Die Dokumentationspflichten, die bei einem Audit als Erstes abgefragt werden, verlangen ohnehin, dass diese Übersicht existiert – dann kann sie gleich als Grundlage für die Budgetzahl dienen.
AI-Act-Compliance im Mittelstand ist keine Kür
Der Chef hat mir im Flur mal gesagt, wir sollen bei KI "jetzt mal Gas geben" – ohne zu sagen, wie viel Geld das kosten darf. Das Argument, das bei der Geschäftsführung am Ende gezogen hat, war nicht Innovationsdruck, sondern die Pflicht: Die KI-Verordnung verlangt von uns als Betreiber, dass wir für ausreichende KI-Kompetenz im Team sorgen. Das ist keine Marketingfrage, sondern eine rechtliche Vorgabe, deren genaue Ausgestaltung je nach Risikoklasse unterschiedlich ausfällt – wie genau, erkläre ich an anderer Stelle ausführlicher.
Für die Argumentation gegenüber der Geschäftsführung hilft es, das Ganze als Pflichtprogramm statt als Nice-to-have zu behandeln. Wie andere Mittelständler ohne eigene Rechtsabteilung an das Thema herangehen, hab ich unter AI Act Compliance für KMU ohne Rechtsabteilung gesammelt. Ein Betrieb wie unserer in Düsseldorf hat ohnehin ständig Fluktuation – Leute gehen, neue kommen –, und genau das macht ein einmaliges Schulungs-Event zur Fehlkalkulation.
Die teure Lektion mit dem Ein-Tages-Webinar
Nicht jeder Versuch, das Budget zu schonen, ist aufgegangen. Einen "Alles-in-einem-Tag"-Webinar-Kurs eines bekannten Anbieters hatte ich gebucht, in der Hoffnung, die Pflicht damit schnell und unkompliziert abzuhaken. Die Inhalte waren komplett auf Konzernstrukturen zugeschnitten, mit Fallbeispielen aus Unternehmen, die zehnmal so groß sind wie unseres – für einen Betrieb mit 78 Mitarbeitenden praktisch nutzlos. Aus dem Teilnehmerkreis kamen hinterher nur Rückfragen wie "Und was heißt das jetzt für unsere Maschinenbediener?", auf die der Kurs keine einzige Antwort hatte.
Diese Erfahrung war unangenehm, aber lehrreich: Ein Angebot ist nicht automatisch passend, nur weil der Anbietername bekannt ist. Seitdem prüfe ich vor jeder Buchung, ob die Inhalte tatsächlich auf mittelständische Strukturen zugeschnitten sind, und nicht nur die Verordnung theoretisch nacherzählen.
Zertifikat oder Workshop – was passt zu befristeten Kräften?
Tobias aus der IT hat mich mal gefragt, was eigentlich mit den drei neuen Kolleginnen passiert, die im Herbst dazukommen, oder mit den Werkstudierenden, die nur ein Semester bleiben. Für einen Vor-Ort-Workshop reicht es selten, bis wieder genug Leute zusammenkommen – und bis dahin arbeiten neue Kolleginnen längst mit unseren Daten, ohne die Regeln zu kennen.
Deshalb bin ich am Ende bei einem zertifizierten Online-Format gelandet, das sich jederzeit im Onboarding freischalten lässt: dem KI-Führerschein. Wie er sich gegenüber klassischen Inhouse-Workshops schlägt, hab ich in KI-Führerschein oder Workshop gegenübergestellt. Für uns war am Ende die Skalierbarkeit entscheidend, nicht der günstigste Preis pro Kopf. Ob sich ein solcher Kompetenznachweis für jede einzelne Rolle im Haus lohnt, ist noch mal eine andere, längere Diskussion, die ich an anderer Stelle ausführlicher führe.
Der Betriebsrat gehört an den Tisch, nicht nur zur Info
Ein Leser namens Christian Weber, selbst Betriebsratsvorsitzender in einem Lebensmittelbetrieb im Ruhrgebiet, hat mir nach einem früheren Eintrag geschrieben und mich zu Recht auf einen blinden Fleck hingewiesen. Sein Argument, mit dem er mir freundlich, aber bestimmt widerspricht, sobald ich Budgetfragen zu technisch angehe: Ohne Mitbestimmung ist selbst das beste Schulungsbudget rechtlich angreifbar, weil die Ausgestaltung solcher Programme dem Betriebsrat zusteht.
Seit diesem Hinweis nehme ich den Betriebsrat von Anfang an mit in die Budgetplanung, nicht erst, wenn die Zahl schon feststeht. Das verlangsamt den Prozess ein wenig, spart aber im Nachhinein die Diskussion, ob die Geschäftsführung überhaupt allein entscheiden durfte.
Meine Faustregel für die nächste Budgetrunde
Was viele beim ersten Anlauf unterschätzen: Ins Budget gehören nicht nur die Basics. Bei uns sind inzwischen schmale Module zu verbotenen Anwendungen, zur menschlichen Aufsicht bei automatisierten Entscheidungen, zur Abgrenzung zwischen Anbieter- und Betreiberrolle, zur Kennzeichnungspflicht für KI-generierte Inhalte, zu unserer Daten-Governance, zum Schutz vor algorithmischer Diskriminierung, zum Auskunftsrecht betroffener Mitarbeitender, zu unserem Notfallplan für den Fall einer Vorfallmeldung und zu Urheberrechtsfragen bei KI-erzeugten Bildern eingepreist. Jedes davon bekommt nur ein kurzes Kapitel, keine eigene Schulungsreihe – das würde jedes Budget sprengen.
Ob sich die Mühe lohnt, merke ich inzwischen an kleinen Momenten. Neulich fragte mich Frau Krüger zwischen Suppe und Kaffee in der Kantine, was unsere KI-Richtlinie eigentlich genau regelt, und ich konnte antworten, ohne auch nur einmal ins Stocken zu geraten. Genau dafür ist das Budget da – nicht für einen Ordner voller Nachweise, sondern dafür, dass Kolleginnen wie sie im Alltag eine ehrliche Antwort bekommen.
Falls du selbst gerade vor einer leeren Tabelle sitzt: Fang nicht bei der Zahl an, sondern bei der Inventur, dann bei der Pflicht, und erst danach beim Format. Schau dir bei Gelegenheit den KI-Führerschein an, wenn du wie wir eine skalierbare, dokumentierbare Lösung suchst, die mit deiner Belegschaft mitwächst, statt sie jedes Jahr neu zu erfinden.