Ein verregneter Nachmittag im Spätmärz, ich sitze in meinem Büro in Düsseldorf und starre auf diese farbcodierte Excel-Tabelle, die unser Fuhrparkmanagement sein soll. 15 Poolfahrzeuge für 78 Mitarbeitende, und die Tabelle kapituliert gerade völlig vor den Wartungszyklen und den individuellen Wünschen der Kollegen. Wenn die Fertigungsleiterin Frau Krüger anruft, weil ihr Techniker ein Ersatzfahrzeug braucht, aber der Wagen mit der Anhängerkupplung schon für eine Materialfahrt reserviert ist, die eigentlich gar nicht stattfindet – dann weiß ich, dass wir eine bessere Lösung brauchen.
Hinweis: Auf dieser Seite findest du gelegentlich Affiliate-Links zu Schulungen oder Tools, die ich oder meine Kollegen ausprobiert haben. Wenn du darüber etwas buchst, bekomme ich eine Provision — für dich ändert sich absolut nichts am Preis. Ich verlinke hier nur Angebote, die ich selbst für sinnvoll halte oder für die wir im Team bereits Leute angemeldet haben.
KW 12: Der Wunsch nach Effizienz trifft auf den AI Act
Eigentlich wollte ich nur eine smarte Software einführen, die die Routen optimiert und die Belegung automatisiert. Aber seit ich im Herbst 2024 zur internen AI-Act-Beauftragten ernannt wurde – was ich mir im Übrigen nicht ausgesucht habe –, sehe ich überall rote Flaggen. Ich habe zwar keine juristische Ausbildung, aber ich lerne gerade auf die harte Tour, dass "smarte" Tools im Arbeitsumfeld schnell zum Problem werden können.
Wenn eine KI entscheidet, welcher Mitarbeiter welches Auto bekommt oder wie effizient jemand fährt, kratzen wir ganz schnell an den 4 Risikostufen der EU-KI-Verordnung. Besonders kritisch wird es, wenn Systeme zur Überwachung oder Bewertung von menschlichem Verhalten am Arbeitsplatz eingesetzt werden. Das fällt oft unter Annex III und macht die Software zu einem Hochrisiko-System. Ich saß also da, während von unten aus der Werkstatt dieser vertraute, leicht scharfe Geruch nach Gummi und Motorenöl heraufzog, und habe Spezifikationsblätter mit Gesetzestexten abgeglichen. Ein seltsamer Kontrast zu meinem BWL-Studium.
KW 15: Predictive Maintenance oder Mitarbeiter-Überwachung?
Ich dachte anfangs wirklich, "Predictive Maintenance" sei eine rein technische Angelegenheit. Die Software erkennt, wenn die Bremsen verschleißen und bucht den Termin in der Werkstatt. Super, oder? Bis ich bei einem Testlauf mit dem ITler Tobias merkte, dass die Software dafür auch das Bremsverhalten jedes einzelnen Kollegen trackt. Plötzlich hatten wir ein Profiling-Tool auf dem Tisch, das uns genau sagen konnte, wer von den 78 Leuten einen "aggressiven Fahrstil" hat.
Das war mein erster richtiger Fehler in der Planung: Ich hatte die technische Brille auf und die HR-Brille (und die AI-Act-Brille) im Etui gelassen. Solche Daten zur Leistungsbewertung zu nutzen, wäre ein massiver Verstoß gegen den Datenschutz und würde uns nach dem AI Act in Teufels Küche bringen. Da half auch kein Augenrollen von Tobias. Wir mussten das Modul sofort deaktivieren. Ich habe in dieser Zeit gemerkt, wie wichtig es ist, dass wir im Büro überhaupt erst einmal verstehen, was KI darf und was nicht. Falls du dich auch fragst, wie man das Team hier mitnimmt, schau dir mal an, wie ich KI-Tools im Büroalltag sicher einführe.
Die Krux mit den wechselnden Einsatzorten
Was viele Standard-KIs nicht verstehen: Wir sind ein Maschinenbau-Zulieferer. Unsere Techniker fahren oft zu Baustellen oder Kunden, die sich kurzfristig ändern. Ein Notfalleinsatz wirbelt jeden Algorithmus durcheinander. Die meisten Tools zur Routenoptimierung sind für Paketdienste mit festen Touren super, aber sie scheitern kläglich an der Realität eines Handwerksbetriebs mit dynamischen Einsatzorten. Wenn die KI eine Route plant, aber Frau Krüger dazwischengrätscht, weil in Neuss eine Maschine stillsteht, muss das System das verkraften, ohne den Fahrer wegen "Planabweichung" schlecht zu bewerten.
Wir mussten also eine Lösung finden, die flexibel bleibt und die Privatsphäre achtet. Besonders bei der privaten Nutzung der Firmenwagen ist das ein heißes Eisen. In Deutschland gilt ja die 1%-Regelung für die Versteuerung, oder eben 0,25% bei reinen Elektrofahrzeugen unter einem gewissen Listenpreis. Die KI muss also peinlich genau zwischen Dienstfahrt (Tracking erlaubt/nötig für Optimierung) und Privatfahrt (Tracking absolut tabu) unterscheiden können. Wenn du wissen willst, wie wir das generell mit dem Datenschutz gelöst haben, hilft dir vielleicht mein Eintrag darüber, wie wir Datenschutz ohne Juristen sicherstellen.
KW 23: Der Wendepunkt an einem heißen Mittwochabend
Es war einer dieser Mittwochabende, an denen die Luft im Büro stand. Ich wollte eigentlich pünktlich zu meiner Yoga-Stunde, um den Stress der Woche abzubauen, aber eine Entdeckung in einem Test-Modul hielt mich fest. Eine "Smart-Ranking" Funktion versprach, die "besten Fahrer" mit Prämien zu belohnen. Was nach Motivation klingt, ist nach dem AI Act brandgefährlich, weil es eine automatisierte Verhaltensbewertung am Arbeitsplatz darstellt.
Ich habe das Modul komplett streichen lassen. Stattdessen haben wir uns auf ein Tool konzentriert, das rein die Fahrzeugverfügbarkeit und die CO2-Bilanz optimiert. Als unser Datenschutzbeauftragter nach Wochen des Hin und Hers endlich grünes Licht für das neue, abgespeckte Koordinations-Modul gab, habe ich richtig gespürt, wie die Spannung in meinem Nacken nachließ. Dieses Gefühl, eine rechtssichere Lösung gefunden zu haben, die den Kollegen wirklich hilft, ohne sie auszuspionieren, war Gold wert.
Fazit: Weniger ist manchmal mehr KI
Nach dem ersten Monat im Echtbetrieb läuft der Fuhrpark jetzt tatsächlich runder. Die 1%-Versteuerung wird automatisiert vorbereitet, die Elektroautos werden bevorzugt für Kurzstrecken eingeplant, und ich muss nicht mehr Detektiv spielen, wenn ein Schlüssel fehlt. Mein wichtigstes Learning: Man darf sich von den glänzenden Versprechen der Software-Hersteller nicht blenden lassen. Man muss tief graben, um zu verstehen, welche Daten im Hintergrund fließen.
Wenn du in einer ähnlichen Situation bist und merkst, dass dir das Basiswissen fehlt, um diese Entscheidungen zu treffen: Wir haben gute Erfahrungen mit dem /to/ki-fuehrerschein gemacht. Er hilft dabei, ein Gefühl dafür zu bekommen, wo die Grenzen zwischen nützlicher Automatisierung und regulierter Hochrisiko-KI verlaufen. Ich bin keine Juristin und werde wohl auch keine mehr, aber ich fühle mich jetzt deutlich sicherer dabei, Tobias und Frau Krüger zu erklären, warum wir manche Features eben nicht nutzen – auch wenn sie noch so "smart" klingen. Und jetzt? Jetzt ist Mittwochabend, und ich schalte mein Handy aus. Yoga wartet.