Ein PDF im Anhang der Onboarding-Mail liest kaum jemand zweimal, ein zehnminütiges Gespräch am ersten Arbeitstag dagegen bleibt hängen. Genau an diesem Unterschied hängt bei uns inzwischen, ob KI-Regeln im Onboarding wirklich ankommen oder nur eine weitere Unterschrift in der Personalakte werden. Als AI-Act-Beauftragte im HR-Bereich eines Maschinenbau-Zulieferers mit 78 Mitarbeitenden in Düsseldorf gehört das mittlerweile so selbstverständlich zu meiner Mitarbeiterführung wie das Vorstellungsgespräch selbst.
Unser Ansatz ist inzwischen ziemlich klar strukturiert, auch wenn das am Anfang nicht so war. Fertige Vorlagen für KI-Richtlinien in KMU habe ich in einschlägigen LinkedIn-Gruppen gesucht und fast ausschließlich Werbeposts großer Beratungsfirmen gefunden, die eher für die eigene Dienstleistung warben als für einen konkreten Handlungsleitfaden. Also haben wir unser eigenes Modul gebaut, das seither fester Bestandteil jeder Neueinstellung ist.
Onboarding ist der Ort, an dem KI-Compliance entsteht
Rechtsabteilungen gibt es in Betrieben unserer Größe selten, und genau deshalb entscheidet sich KI-Compliance nicht in einem Meeting der Geschäftsführung, sondern am Schreibtisch der neuen Konstrukteurin oder des neuen Designers. Sobald jemand seinen Laptop zum ersten Mal aufklappt, ist die Frage schon relevant, welche Tools er nutzen darf und welche nicht. Wer das erst nach der Probezeit klärt, hat in der Zwischenzeit oft schon Fakten geschaffen, die sich kaum zurückdrehen lassen.
Im Büro selbst sieht man das auch: zwei Bildschirme auf dem Schreibtisch, einer fürs Tagesgeschäft, einer ausschließlich für dienstliche Anwendungen, und auf dem Fensterbrett liegt die ausgedruckte Verordnung, mittlerweile in Gelb und Orange von zahllosen Lesedurchgängen gezeichnet. Durch die blickoffene Scheibe zum Flur sehen Kolleginnen und Kollegen, wann ich wieder darübersitze. An der Pinnwand neben der Tür hängt handschriftlich der Fahrplan, wer als Nächstes zur Einweisung kommt.
Die Inventur vor dem ersten Arbeitstag
Bevor jemand überhaupt unterschreibt, klären wir grob, mit welchen Tools die jeweilige Abteilung arbeitet – Konstruktion, Fertigung und Verwaltung nutzen völlig unterschiedliche Anwendungen, und genau diese Bestandsaufnahme verhindert später viele Überraschungen. Eine solche Schatten-KI-Inventur ist eigentlich ein eigenes Thema für sich, aber ohne sie weißt du am Ende nicht, welche Regeln überhaupt greifen sollen.
Neue Kolleginnen und Kollegen bringen oft Apps und Erweiterungen aus früheren Jobs mit, die niemand in der IT freigegeben hat. Genau da hilft die Inventur: Wir fragen aktiv nach, statt zu hoffen, dass sich niemand traut, ein Tool heimlich weiterzunutzen. Wer verschweigt, was er einsetzt, tut das selten aus böser Absicht – meistens, weil er nicht weiß, dass es überhaupt relevant ist.
Welche Tools sind erlaubt, welche nicht?
Aus der Inventur entsteht bei uns eine Liste, die genau das beantwortet – wer im Maschinenbau-Umfeld welches Tool nutzen darf und wofür. Diese Erlaubnis-Matrix ist kürzer, als die meisten Neuen erwarten, und das überrascht regelmäßig. Personalbereich und Bewertung von Mitarbeitenden gelten oft als besonders sensible Zone, weshalb wir hier strenger sind als anderswo im Betrieb – ohne dass ich im Onboarding-Gespräch jeden einzelnen Paragrafen der Verordnung durchgehe.
Verbotene Anwendungen kommen ebenfalls zur Sprache, allerdings knapp: Es gibt ein paar Praktiken, die bei uns schlicht nicht zur Debatte stehen, unabhängig davon, wie praktisch ein Tool sonst wirkt. Die Frage, die mir Neue an dieser Stelle am häufigsten stellen, ist, wer eigentlich geradesteht, wenn ein erlaubtes Tool trotzdem Unsinn produziert – wer bei KI-Fehlern im Unternehmen eigentlich rechtlich gesehen haftet, habe ich dazu ausführlicher aufgeschrieben, inklusive der Frage, was Anbieter und Betreiber eines Systems eigentlich unterscheidet.
Vier Augen für jedes KI-Ergebnis
Jedes Ergebnis, das aus einem KI-Tool kommt, geht bei uns durch eine zweite Person, bevor es weiterverwendet wird. Das Vier-Augen-Prinzip ist keine Empfehlung, sondern feste Regel im Onboarding-Modul, und ich erkläre es neuen Mitarbeitenden meist an einem konkreten Beispiel aus der Konstruktion statt an einer abstrakten Definition. Menschliche Aufsicht klingt im Gesetzestext sperrig, im Arbeitsalltag ist es einfach die Frage: Wer schaut noch mal drüber, bevor das rausgeht?
Ein KI-Kompetenznachweis, wie ihn manche Anbieter inzwischen verkaufen, ersetzt dieses Prinzip nicht, denn ein Zertifikat sagt nichts darüber aus, ob jemand im Arbeitsalltag tatsächlich noch mal hinschaut, bevor er ein KI-Ergebnis freigibt. Deshalb bauen wir die Kontrolle lieber in den Arbeitsablauf ein, statt sie nur auf dem Papier nachzuweisen.
Transparenz ist keine Kür, sondern die Regel
Wer bei uns ein KI-Tool nutzt, muss das offenlegen – in Protokollen, in E-Mails, im Gespräch mit Kolleginnen und Kollegen. Diese Kennzeichnungspflicht ist einer der Punkte, die neue Mitarbeitende am schnellsten verstehen, weil sie sich leicht in Alltagssprache übersetzen lässt: Sag einfach dazu, wenn eine KI mitgeholfen hat. Kompliziert wird es meist erst, wenn Grauzonen auftauchen, etwa bei privaten Tools auf dem eigenen Handy, die im Job kurz zum Einsatz kommen.
Genau diese Grauzone – private Tools, die kurz beruflich genutzt werden – ist der Punkt, an dem die meisten Onboarding-Programme lückenhaft bleiben. Wir sprechen sie deshalb im ersten Gespräch aktiv an, statt zu warten, bis jemand von selbst danach fragt. Gerade bei Quereinsteigern aus ganz anderen Branchen merke ich, wie unterschiedlich der Wissensstand ist – warum der KI-Führerschein für Quereinsteiger im Büro die beste Lösung ist, habe ich deshalb an anderer Stelle ausführlicher beschrieben.
Wer redet mit, bevor die Regeln stehen?
KI-Regeln im Onboarding sind kein reines HR-Projekt, das ich allein festlege. Wo ein Betriebsrat existiert, gehört Mitbestimmung dazu, sobald Regeln die Überwachung oder Bewertung von Mitarbeitenden berühren – das betrifft viele KI-gestützte Auswertungen im Personalbereich. Wir haben das früh eingeplant, statt es nachträglich zu klären, nachdem die ersten Regeln schon galten.
Julia Neumann, eine Studienfreundin aus dem BWL-Studium, die sich später aufs IT-Recht spezialisiert hat, liest gelegentlich über unsere Entwürfe – offizielle Rechtsberatung ist das ausdrücklich nicht, das macht sie jedes Mal klar. Wenn ich ihr einen Absatz aus der Verordnung vorlese, unterbricht sie meist nach dem zweiten Satz: Sag mir, was das für Montagmorgen bedeutet, nicht was im Amtsdeutsch steht. Diese Übersetzung von Behördensprache in Werkbanksprache ist am Ende die eigentliche Arbeit im Onboarding.
Dokumentation entscheidet, ob die Regeln im Ernstfall halten
Jedes Gespräch, jede Anpassung an der Erlaubnis-Matrix, jede Ausnahme, die wir genehmigen, landet schriftlich in einer Übersicht. Diese Dokumentationspflicht wirkt im Alltag oft wie Verwaltungsaufwand, zahlt sich aber genau dann aus, wenn später jemand fragt, warum eine Entscheidung so und nicht anders getroffen wurde. Daten-Governance im engeren Sinn – also wer welche Daten wie lange speichert – ist ein eigenes großes Feld, das wir im Onboarding nur anreißen, aber die Grundfrage, wohin Eingaben in einem KI-Tool eigentlich wandern, stellen wir von Anfang an.
Bei Bewertungen von Mitarbeitenden kommt noch ein Punkt dazu, den ich im ersten Gespräch nie auslasse: Algorithmische Diskriminierung ist kein theoretisches Problem, sondern etwas, das ein KI-gestütztes Auswahlverfahren leise und unbemerkt mitbringen kann, wenn niemand hinschaut. Deshalb bleibt bei uns jede automatisierte Vorauswahl an eine menschliche Entscheidung gekoppelt, ganz gleich, wie gut das Tool im Test abgeschnitten hat.
Auch mit 30 Leuten lohnt sich der Aufwand
Uwe Hoffmann, Geschäftsführer eines Betriebs mit etwa 30 Beschäftigten in Mönchengladbach, hat mir mal geschrieben, dass er nicht sicher ist, ob das bei seiner Größe überhaupt gilt, weil er nicht mal eine eigene HR-Person hat. Meine Antwort war: Gerade dann lohnt sich ein Onboarding-Baustein wie unserer, weil er die Last nicht auf eine einzelne Person im Tagesgeschäft abwälzt, sondern in ein wiederholbares Gespräch packt. Wie das grundsätzlich auch ohne eigene Rechtsabteilung funktioniert, habe ich an anderer Stelle beschrieben: AI Act Compliance für KMU ohne Rechtsabteilung im Büroalltag umsetzen.
Ob das Modul wirklich trägt, sieht man nicht am Gespräch selbst, sondern an dem, was danach passiert. Als ich unseren Compliance-Bericht zum überarbeiteten Onboarding zuletzt bei der Geschäftsführung eingereicht habe, kam die Rückmeldung noch am selben Morgen um 7:32 Uhr zurück, kurz und ohne Rückfragen: gut gemacht. Kein Beweis, dass alles perfekt ist – aber ein Zeichen, dass die Regeln inzwischen so klar formuliert sind, dass sie niemanden mehr überraschen, der sie zum ersten Mal liest.