Zwei Minuten braucht eine KI für den ersten Entwurf, wenn ich ein Arbeitszeugnis erstellen muss. Die Nacharbeit danach dauert bei mir oft länger als früher das komplette Schreiben von Hand, und genau dieser Unterschied zeigt, warum KI im Personalwesen nicht automatisch Zeit spart, sondern nur anders verteilt, wo die Zeit am Ende hingeht.
Kurzer Hinweis vorab, weil er hierhin gehört: Auf dieser Seite verlinke ich gelegentlich eine Schulung, die ich oder Kollegen tatsächlich ausprobiert haben. Klickst du durch und buchst, ändert sich an deinem Preis nichts, ich bekomme aber eine Provision. Verlinkt wird nur, was im HR-Alltag bei uns wirklich etwas gebracht hat.
Volltext oder Bausteine: zwei Wege zum Arbeitszeugnis erstellen
Wenn ich mit anderen HR-Leuten über den Einsatz von KI im Personalwesen spreche, läuft es fast immer auf dieselbe Gabel hinaus. Variante A: Ich kippe die komplette Leistungsbeurteilung in ein Standardwerkzeug und bekomme einen fertigen Text zurück. Variante B: Die KI liefert nur einzelne Formulierungsvorschläge, während Aufbau und Tonfall komplett bei mir bleiben. Wer selbst ein Arbeitszeugnis erstellen muss, kennt die Versuchung, Variante A zu nehmen, weil sie auf Anhieb am schnellsten aussieht.
Welche Variante hält sich an den AI Act im KMU?
Die KI-Verordnung stuft Systeme, die Leistung oder Verhalten von Beschäftigten bewerten, in aller Regel als Hochrisiko-KI ein, und ein Arbeitszeugnis ist am Ende nichts anderes als eine Bewertung von Leistung in Textform. Variante A verschärft dieses Risiko, weil die komplette Beurteilung inklusive aller Nebensätze in ein fremdes System wandert. Variante B reduziert die Angriffsfläche, weil nur noch anonymisierte Skalenwerte und Aufgabenbereiche die Tür verlassen.
Der Unterschied zwischen Anbieter und Betreiber spielt dabei eine Rolle, die gern unterschätzt wird. Wir entwickeln selbst keine KI, wir setzen nur ein zugekauftes Werkzeug ein, und genau das verschiebt einen Teil der Pflichten auf uns als Anwenderin im Betrieb.
Bei Bewertungsskalen kommt hinzu, dass eine KI unbewusst Muster verstärken kann, wenn dieselbe Leistung bei unterschiedlichen Mitarbeitenden unterschiedlich wohlwollend formuliert wird, ein Punkt, den ich bei jedem Gegenlesen im Hinterkopf behalte. Ob ein redigierter und von mir freigegebener Satz am Ende überhaupt noch als KI-generierter Inhalt gekennzeichnet werden muss, war mir außerdem lange nicht klar; inzwischen weiß ich, dass die Antwort genau von diesem letzten Schritt der menschlichen Kontrolle abhängt.
Wie viel KI-Kompetenz Variante B tatsächlich braucht, wird gern unterschätzt. Es reicht nicht, einen Prompt irgendwo abzuschreiben, man muss auch verstehen, warum die eine Formulierung durchgeht und die andere nicht.
HR-Compliance: Die Regeln, die für beide Varianten gelten
Auf meinem Fensterbrett liegt die ausgedruckte Verordnung, inzwischen gelb und orange zerfranst von den Markierungen, und der zweite Monitor neben dem Dienst-Laptop zeigt fast immer genau die Stelle, die ich gerade nachschlagen muss.
Unabhängig davon, welche Variante ich wähle, bleiben für mich vier Dinge nicht verhandelbar. Namen, Orte und private Umstände kommen grundsätzlich nicht in den Prompt, nur noch Aufgabenbereiche und eine Bewertungsskala. Der KI gebe ich außerdem eine klare Rolle, meistens so etwas wie eine erfahrene HR-Managerin in einem bodenständigen Maschinenbaubetrieb. Ohne diese Vorgabe klingt jeder Entwurf schnell wie aus einer Londoner Großkanzlei, und das passt nicht zu einem Betrieb, in dem der Chef mit dem Monteur per Du ist. Den Tonfall lege ich getrennt fest: sachlich, wertschätzend, ohne übertriebene Adjektive, weil aus wohlwollend sonst schnell unfreiwillig komisch wird. Und jedes Wort lese ich am Ende selbst, denn die KI bleibt für mich ein Entwurfswerkzeug und keine Chefin mit dem letzten Wort.
Dazu kommt die Frage, was mit den Daten passiert, die überhaupt in ein Tool wandern. Ohne einen Auftragsverarbeitungsvertrag probiere ich inzwischen kein Werkzeug mehr aus, und diese eine Grundregel würde ich jedem Mittelständler ohne eigene IT-Abteilung mitgeben. Wer sich dabei komplett allein gelassen fühlt: Bei uns hat ein Kurs wie der KI-Führerschein geholfen, rechtliche Grundlagen und praktische Prompt-Arbeit endlich auseinanderzuhalten.
Die Inventur, die nie fertig wurde
Bevor ich mich guten Gewissens für Variante B entscheiden konnte, wollte ich wissen, welche KI-Tools im Haus überhaupt schon im Einsatz sind. Ich habe Tobias aus der IT-Abteilung um eine vollständige Liste gebeten, einmal, dann noch einmal nachgefasst, und am Ende ist diese Liste schlicht nie gekommen, offenbar pflegt in einem Betrieb unserer Größe jede Abteilung ihre eigenen kleinen Werkzeuge, ohne das irgendwo festzuhalten. Genau diese Lücke zwischen dem, was offiziell erlaubt ist, und dem, was tatsächlich in Dateianhängen und Browserfenstern passiert, nennt man im Kern eine Schatten-KI-Inventur, und ich habe inzwischen gelernt, dass man sie nicht nebenbei erledigt, sondern als eigenes kleines Projekt mit Deadline.
Mein Kollege Stefan Roth, HR-Verantwortlicher bei einem anderen Zulieferer in der Nähe, schickt mir seitdem gern Artikel zu neuen KI-Schreibhilfen, die er selbst, vermute ich, nie ganz zu Ende liest. Die Überschrift verspricht meist mehr, als der Text am Ende hält, aber im Austausch mit ihm merke ich wenigstens, dass wir alle mit derselben Gabel zwischen Variante A und B kämpfen.
Eine Leserin, Laura Schmidt, HR-Leiterin in einem Wuppertaler Sanitärunternehmen, hat mir vor einiger Zeit geschrieben, dass sie beide Varianten inzwischen mischt. Sie lässt sich von der KI nur die ersten zwei oder drei Formulierungsvorschläge geben und schreibt den Rest selbst, einen Mittelweg, den sie mir gleich mit konkreten Beispielen aus ihrem eigenen Betrieb geschildert hat, noch bevor ich überhaupt nach Details fragen konnte.
Variante A für Standardfälle, Variante B für den Rest
Für ein Standard-Zwischenzeugnis mit einer klaren, unstrittigen Bewertung nehme ich inzwischen ohne schlechtes Gewissen Variante A: anonymisierte Rohdaten hinein, Entwurf heraus, zehn Minuten Kontrolle, fertig.
Bei einem Endzeugnis nach vielen Jahren, bei Konfliktfällen oder wenn der Ton zwischen den Zeilen eine Rolle spielt, bleibe ich bei Variante B, auch wenn sie mehr Zeit kostet, weil genau diese Zwischentöne eine KI am schlechtesten trifft.
Wie weit das inzwischen auch bei der Geschäftsführung angekommen ist, merke ich im Jour fixe: Sage ich das Wort Risikoklasse, wird genickt, ohne dass ich es ein zweites Mal erklären müsste, vor einiger Zeit wäre darauf noch mindestens eine Rückfrage gekommen.
Wer ohne eigene Rechtsabteilung vor genau dieser Entscheidung steht, Variante A, Variante B oder ein Mittelweg wie bei Laura, für den war der KI-Führerschein bei uns der Punkt, an dem sich rechtliche Grundlagen und praktische Prompts endlich sortiert haben. Die aktuellen Konditionen findest du am besten direkt beim Anbieter, weil sich die Pakete gelegentlich ändern.
Ersetzen kann so ein Kurs trotzdem keine Rechtsberatung. Wenn es bei euch im Betrieb wirklich eng wird, gehört das Thema zu einer Anwältin für IT-Recht und nicht in meinen Prompt-Ordner.